Um einen Brief oder ein offizielles Dokument zu nummerieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Auf Nummer sicher gehen Sie in jedem Fall mit der DIN 5008, die die Geschäftskorrespondenz ganz offiziell regelt und so hilft, Missverständnissen vorzubeugen. Die DIN 5008 gehört zu den grundlegenden Normen für jegliche Arten der Büro- und Verwaltungsarbeit und kann in allen möglichen Bereichen zum Tragen kommen.
Wer legt die Regeln der DIN 5008 fest?
Verantwortlich für die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung dieser Norm ist der nationale Gremienausschuss „Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen – Fachbereich Bürotechnik, Bankwesen und elektronisches Geschäftswesen“. Die DIN 5008 regelt dabei nicht nur Satz- und Schriftzeichen, Rechenzeichen, Formeln und Tabellen, sondern auch die Gliederung und Nummerierung eines Textes.
So gibt es zum Beispiel für die Nummerierung eines Textes mehrere Möglichkeiten. Die erste Möglichkeit ist, die Zahl zwischen zwei Bindestrichen zu schreiben „- 6 -“ und diese mittig in der Kopfzeile zu platzieren. In der Fußzeile wird dann durch drei Punkte (…) darauf hingewiesen, dass auf diese Seite noch eine weitere Seite folgt. Die drei Punkte werden rechtsbündig platziert. Zwischen der Nummerierung der Seite und dem Text sollte nach der DIN 5008 mindestens eine Leerzeile stehen.
Wie Seiten nach der DIN 5008 noch nummeriert werden können
Die zweite Möglichkeit für die Nummerierung von Seiten nach der DIN 5008 ist „Seite 1 von 3“ zu schreiben. Diese Form der Seitennummerierung gehört rechtsbündig in die Fußzeile. Auch auf der ersten Seite Ihres Dokuments wird die Nummerierung notiert. Auch hierbei muss zwischen Text und Nummerierung mindestens eine Leerzeile Platz gelassen werden.
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Die Gliederung von Texten nach der DIN 5008
Um Texte zu gliedern, hat die DIN 5008 ebenfalls Regeln vorgesehen. So werden Sinnabschnitte nach der DIN 5008 durch Absätze getrennt. Ein Absatz wird dadurch gekennzeichnet, dass zwischen dem vorhergehenden und dem folgenden Text eine Leerzeile steht.
Auch bei Aufzählungen wird laut DIN 5008 mit Leerzeichen gearbeitet. So wird sowohl vor als auch nach der Aufzählung ein Leerzeichen gesetzt. Für eine Aufzählung können problemlos Aufzählungszeichen aus den gängigen Textverarbeitungsprogrammen (Open Office, Microsoft Word etc.) verwendet werden. Mehrzeilige Aufzählungen sollten durch Leerzeichen getrennt werden und zudem können Aufzählungen auch mehrstufig sein.
So gliedern Sie Abschnitte und Inhaltsverzeichnisse
Abschnitte sollten ebenfalls mit einer Leerzeile vom vorhergehenden und vom folgenden Text abgesetzt werden. Abschnittsnummern erhalten darüber hinaus keinen Punkt am Ende, weshalb bis zur Überschrift mindestens zwei Leerzeichen folgen. Für Inhaltsverzeichnisse und Überschriften gilt, dass alle Abschnittsnummern an derselben Fluchtlinie beginnen und die Abschnittsüberschriften nach mindestens zwei Leerzeichen an einer weiteren Fluchtlinie folgen.
Fußnoten sind hochgestellte Zahlen, die zur Erklärung von Sachverhalten im Text oder als Zusatz unterhalb des Textes geschrieben werden. Diese Fußnoten werden mit hochgestellten Zahlen markiert und fortlaufend über den gesamten Text hinweg durchnummeriert. Eine Fußnote steht immer am Ende der Seite, auf der auch das Hinweiszeichen im Text aufgeführt ist. Fußnoten werden mit einem einfachen Abstand geschrieben und folgen mindestens eine Leerzeile nach dem Ende des Textes.