1. Reagieren Sie schnell
Der vom Gastgeber gesetzte Termin sollte wirklich der späteste Zeitpunkt sein, zu dem Sie absagen. Eine spätere Absage ist unhöflich.
2. Wählen Sie das richtige Medium für Ihre Absage
Sollen Sie telefonisch oder schriftlich absagen? Als Grundsatz gilt: Wählen Sie die vom Einladenden gewünschte Form der Antwort. Finden Sie in einer Einladung oder auf der Antwortkarte Hinweise wie "Bitte bis zum… zurückschicken oder faxen an…", ist es höflich, die Antwort auf einem dieser Wege zu übermitteln. Immer dann, wenn auf Einladungen der Hinweis vermerkt ist, "U.A.w.g. (Um Antwort wird gebeten) bis… unter Rufnummer…", ist die Form der telefonischen Absage völlig in Ordnung.
3. Denken Sie an die 5 Stilelemente einer Absage
Ob Sie nun schriftlich oder mündlich absagen, dies sollten Sie beachten:
- Bedanken Sie sich für die Einladung.
- Drücken Sie Ihr Bedauern aus, dass Sie absagen müssen.
- Nennen Sie möglichst den wahren Grund der Verhinderung, z.B. eine Geschäftsreise, eine Urlaubsreise, der Geburtstag eines Familienmitglieds etc.
- Sprechen Sie Ihre Würdigung und Glückwünsche aus (bei allen Anlässen, zu denen Glückwünsche üblich sind).
- Gehen Sie auf Gemeinsamkeiten oder positive Zukunftsaussichten ein.
4. Wählen Sie die richtige Form Ihrer schriftlichen Absage
Wie auch für Glückwunschschreiben sollten Sie für einen solchen Brief nicht das übliche Papier verwenden. Ein Repräsentationsbogen oder persönliches, gedrucktes Briefpapier eignen sich besser und sind stilvoller.