In der DIN 5008 finden wir einige wichtige Regelungen, die für einen DIN Brief ausschlaggebend sind. So stehen in der DIN 5008 unter dem Punkt "Beschriftung von Briefblättern“ Regelungen über:
- Anschriftenfeld, hier speziell auch Inlands- und Auslandsanschriften
- Bezugszeichen
- Informationsblock, mit den verschiedenen Schreibweisen des Datums
- Betreff
- Anrede
- Text
- Gruß
- Unternehmensbezeichnung am Briefende
- Angaben zum Unterzeichner
- Anlagenvermerk
Ein guter DIN Brief hält sich größtenteils an diese Vorgaben. In den meisten Ratgebern für die Erstellung von Geschäftsbriefen finden Sie neben den Regeln auch wertvolle Hinweise, warum diese so wichtig sind. Uns als Leser wird nicht nur vorgegeben so zu schreiben, sondern wir erkennen auch den Sinn dieser Regelungen. Es fällt uns damit sehr viel leichter, diese anzunehmen und umzusetzen.
Um Ihnen einen genaueren Einblick in die Brief DIN zu geben, folgen Artikel über
- Schreibung von Datum, Bezugszeile und Informationsblock,
- Anschriftenfeld und
- Briefschluss (Gruß, Firmenbezeichnung, Unterzeichner).
Schreib- und Gestaltungsregeln der DIN 5008
Das Deutsche Institut für Normung e. V. hat die DIN 5008 Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung festgeschrieben. Diese wurden das letzte Mal im Mai 2005 aktualisiert und gemeinsam mit dem Beuth Verlag publiziert. Die Schreib- und Gestaltungsregeln der DIN 5008 sind Empfehlungen und es steht jedem frei, die Vorgaben für sich zu nutzen.
Die Normungen für den DIN Brief bieten jedoch eine Qualitätssicherung und Orientierung, wie Briefe professionell erstellt werden. Kleine Abweichungen sind oft nötig und erlaubt, um die Vorgaben an den hauseigenen Brief anzupassen.
Zwei kurze Beispiele zeigen, was in der DIN 5008 neben dem Kapitel "Beschriftung von Briefblättern“ auch noch geregelt wird und für den Brief ebenfalls wichtig ist:
Beispiel für einen DIN Brief: DIN 5008 – Absätze
So findet man in der DIN 5008 das Kapitel "Gliederung und Kennzeichnung von Texten“ eine Regelung für Absätze: Zwischen Absätzen soll im DIN Brief immer eine Leerzeile gesetzt werden. Die Begründung ist leicht nachvollziehbar, eine Leerzeile als Absatz macht den Brief sehr viel übersichtlicher und erleichtert die Lesbarkeit.
Schauen Sie sich nur mal einen Brief mit Leerzeilen als Absatz und einen ohne Leerzeilen an. Sie werden überrascht sein, wie unterschiedlich die Wirkung ist.
Beispiel für einen DIN Brief: DIN 5008 – Abkürzungen
Unter dem Kapitel "Wörter“ findet man eine Regelung für die Schreibung von Abkürzungen. So werden Abkürzungen mit Punkt geschrieben, wenn die Abkürzungen beim Lesen ausgesprochen werden. Bei mehreren Worten wird dazwischen ein Leerzeichen gelassen, wie in z. B. oder d. h. Ausnahmen sind jedoch ppa., usw., usf., bei denen der Punkt nur am Ende der Abkürzung gesetzt wird.
Steht die Abkürzung am Ende eines Satzes, so schließt der Abkürzungspunkt den Schlusspunkt ein. Es gibt auch Abkürzungen ohne Punkt, wie z. B. AG, GmbH, Pkw, etc., die als selbständige Worte gesprochen werden und ohne Leerzeichen geschrieben werden.