Wenn es dort nicht genügend Platz gibt, können Sie den Kopievermerk auch auf die rechte Seite rücken. Die DIN 5008 gibt an, dass Anlage- und Kopievermerke 2,41 cm von der linken Blattkante beginnen, beziehungsweise, wenn Sie den Vermerk auf die rechte Seite verschoben haben, 12,57 cm von der linken Blattkante entfernt anfangen.
Lassen Sie außerdem eine Leerzeile Abstand zur gedruckten Namensangabe unter der Unterschrift. Das Wort "Kopie" (oder "Verteiler", je nachdem) können Sie im Fettdruck schreiben, und zwar ohne Doppelpunkt! Darunter, so regelt es die DIN 5008, listen Sie die Personen auf, die eine Kopie erhalten. Über die Reihenfolge der Empfänger macht die DIN 5008 keine Angaben. Da eine hierarchische Reihenfolge oft kompliziert ist, können Sie einfach alphabetisch nach den Nachnamen sortieren.
Kopievermerk nach DIN 5008 – zwei Beispiele
Beispiel 1:
Freundliche Grüße
x
Blaurot GmbH
x
x
x
Robert Grün
x
Anlage
2 Broschüren
x
Kopie
Hubert Schwarz
Beispiel 2:
Freundliche Grüße Anlage
x 2 Broschüren
Blaurot GmbH
x
x
x
Robert Grün Kopie
Hubert Schwarz