Enthält Ihr Schreiben die Lieferschein- bzw. Rechnungsnummer?
Haben Sie die Forderungssumme genannt?
Haben Sie an die Fälligkeit gedacht?
Ist eine Zahlungsfrist genannt worden?
Haben Sie ggf. Verzugszinsen und Mahngebühren erhoben?
Sollten Sie dem Kunden eventuell Skonto oder Ratenzahlungen anbieten?
Haben Sie die erste Mahnung in einem freundlichen Ton formuliert?
Haben Sie den Empfänger auf mögliche Konsequenzen hingewiesen?
Beweisen Sie Fingerspitzengefühl!
Haben Sie daran gedacht, vor der ersten Mahnung ein Erinnerungsschreiben zu schicken oder sich telefonisch beim Kunden nach dem
Verbleib der Zahlung zu erkundigen?
Haben Sie den Zeitpunkt für das Erinnerungsschreiben bzw. die erste, zweite oder dritte Mahnung richtig gewählt?
Beträgt der Abstand zwischen den einzelnen Schreiben mindestens jeweils eine Woche?
Haben Sie daran gedacht, auch die Geschäftsleitung des schuldnerischen Unternehmens zu informieren?
Sollten Sie eventuell ein Inkasso-Unternehmen beauftragen oder ein gerichtliches Mahnverfahren anstrengen?
Können Sie im Fall einer Strafandrohung oder Strafanzeige die terminnahe Abgabe der Eidesstattlichen Versicherung (EV) oder Haftanordnung beweisen?
Behalten Sie alle wichtigen Verjährungsfristen und die Besonderheiten für den ausländischen Wirtschaftsverkehr im Auge!
Folgende Elemente können Sie für Ihr Mahnschreiben verwenden:
Feststellung: Je nach Mahnstufe sollten Sie zu Beginn mehr oder weniger freundlich darauf hinweisen, dass Sie auf ausstehende Zahlungen warten. Betonen Sie, dass Ihnen weiterhin an einer guten Geschäftsbeziehung gelegen sei. Bei guten Kunden sollten Sie besonders auf die Wortwahl achten.
Forderung: Ihre Forderung sollte folgende Details enthalten: neben der Forderungssumme das Rechnungsdatum, die Lieferscheinnummer bzw. Rechnungsnummer, den Verweis auf vorausgegangene Mahnungen sowie die Fälligkeit und die Zahlungsfrist. Legen Sie evtl. Kopien der offenstehenden Rechnungen bei.
Folgen: Weisen Sie auf die Verzugszinsen hin, den drohenden Lieferstop oder die Unannehmlichkeiten eines möglichen Gerichtsverfahrens. Oft wirkt bereits die Androhung einer Strafanzeige Wunder. Werben Sie um Verständnis, weil auch Sie Verpflichtungen bei Ihrer Hausbank haben.
Angebote: Sie können dem Schuldner Ratenzahlungen anbieten, um doch noch an Ihr Geld zu kommen, ihm aufgelaufene Zinsen und Mahnkosten erlassen oder ihm ein persönliches Gespräch vorschlagen.