Erster Schritt des Telefongesprächs: die Grußformel
Ein gelungenes Telefonat beginnt mit einem freundlichen Gruß, der Ihren Gesprächspartner willkommen heißt. Das funktioniert im Telefongespräch schon ganz einfach mit einem simplen „Guten Tag!“. Die Begrüßungsphase gewöhnt den Anrufer an die Verständlichkeit des Gespräches.
Nennen Sie im Telefonat anschließend Ihren Firmennamen
Wenn Sie Ihren Firmennamen nennen, kann sich der Anrufer vergewissern, dass er die korrekte Nummer gewählt hat. Zum Beispiel: „Sie sprechen mit der Mustermann GmbH & Co. KG. in Musterstadt.“ Auch wenn es sich nur um einen kurzen Satz handelt: Während Sie diese Formel bedienen, kann sich der Anrufer kurz auf das Telefonat vorbereiten.
Im Telefongespräch unerlässlich: Nennen Sie Ihren Namen
Egal ob geschäftliches oder privates Telefongespräch: Jeder Anrufer will wissen, mit wem er es am anderen Ende der Leitung zu tun hat. Nennen Sie deswegen zur formvollendeten Weiterführung einer Begrüßung im Telefongespräch Ihren eigenen Namen: „Sie sprechen mit Max Mustermann.“ Nun weiß Ihr Gesprächspartner ganz genau, mit wem er es zu tun hat.
Die Freundlichkeitsformel vollendet Ihre Begrüßung im Telefonat
Es ist mehr als eine Floskel: Der Ton macht die Musik. Sie könnten die Begrüßung im Telefongespräch bereits nach der Namensnennung abbrechen. Zeigen Sie sich aber freundlich und gestalten Sie dem Anrufer den Einstieg ins Telefongespräch ein wenig leichter. Beispiel: „Was kann ich für Sie tun?“
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