Wer seine Bewerbungsunterlagen bei einer Personalagentur hinterlegt hat, wird von dieser auch schon mal zu Firmen geschickt, die weiter entfernt sind. Dabei ist manchem Bewerber nicht klar, wer dann für die Erstattung der Reisekosten zuständig ist. Welche Rolle spielt dabei eigentlich die Personalagentur?
Aufgaben einer Personalagentur
Eine private Personalvermittlung übt rechtlich betrachtet eine Maklertätigkeit aus, der vertragsrechtlich ein Maklervertrag zugrunde liegt. Dabei ist es das Ziel, dem Auftraggeber – also entweder dem Arbeitgeber oder dem Jobsuchenden – einen Vertragsabschluss zu vermitteln.
Bei erfolgreicher Vermittlung erhält der Personalvermittler je nach Vermittlungsvertrag entweder vom Arbeitgeber oder vom Arbeitssuchenden ein Honorar. Dieses darf nur fließen, wenn auch tatsächlich ein Arbeitsvertrag zustande gekommen ist, wobei gesetzliche Höchstbeträge festgelegt sind.
Der Arbeitgeber ist zuständig
Grundsätzlich ist es so, dass der Arbeitgeber zur Übernahme der anfallenden Reisekosten verpflichtet ist, wenn er einen Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einlädt. Und das unabhängig davon, ob tatsächlich ein Arbeitsvertrag zustande kommt oder nicht.
Daran ändert auch die Einschaltung einer privaten Personalagentur nichts. Diese tritt nur als Vermittler auf und schlägt dem Arbeitgeber lediglich geeignete Kandidaten vor. Die eigentliche Einladung zum Vorstellungsgespräch erfolgt dabei auf Veranlassung des potenziellen Arbeitgebers.
Häufig ist in Verträgen mit Personalagenturen auch geregelt, dass Auslagen für Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch beim potenziellen Arbeitgeber nicht erstattet werden.
Deshalb müssen Bewerber ihre Reisekosten gegenüber der einladenden Firma geltend machen und nicht gegenüber der Personalagentur, die das Vorstellungsgespräch vermittelt hat.
Allerdings gibt es eine Ausnahme, bei der die einladende Firma die Reisekosten nicht erstatten muss: Das ist dann der Fall, wenn die einladende Firma die Übernahme der Reise- und Bewerbungskosten von vornherein schriftlich ausgeschlossen hat. Auch muss der Arbeitgeber nicht zahlen, wenn der Bewerber sich bei ihm unaufgefordert vorgestellt hat.
Welche Kosten erstattungsfähig sind
Erstattungsfähig sind alle Aufwendungen, die der Bewerber nach sorgfältiger Prüfung für notwendig halten durfte. Gesetzliche Grundlage ist § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).
Was im Einzelnen erstattungsfähig ist, hängt unter anderem auch von der Bedeutung der ausgeschriebenen Stelle ab und dem dafür üblichen Gehalt. Das heißt, dass ein Topmanager höhere Reisekosten geltend machen kann als ein Lehrling.
Zugtickets zweiter Klasse werden auf jeden Fall anerkannt und wenn man mit dem eigenen PKW fährt, die Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer. Hotel- und Verpflegungskosten kann der Bewerber dann einreichen, wenn er sehr weit von der Firma entfernt wohnt oder seine Abreise am selben Tag nicht mehr zumutbar ist.
Wenn sich Bewerber unsicher sind, sollten sie unbedingt im Vorfeld klären, welche Kosten bei ihrer Anreise aller Voraussicht nach anfallen und in welchem Umfang das einladende Unternehmen diese übernehmen wird.
Die Arbeitsagentur übernimmt übrigens nur Reisekosten für Vorstellungsgespräche, wenn der Bewerber arbeitslos gemeldet ist und die einladende Firma die Übernahme dieser Kosten von vornherein ausschließt.