Unvollständige oder unverständliche Angaben zu den Verteilungsschlüsseln machen Ihre Betriebskostenabrechnung formell fehlerhaft. Die missliche Folge: Nach Ablauf der Abrechnungsfrist können Sie den Fehler nicht mehr korrigieren. Ihr Mieter braucht diese Betriebskostenposition nicht zu bezahlen. Gehen Sie deshalb bei den Verteilungsschlüsseln besonders sorgfältig vor.
Nennen Sie die Bezugsgrößen
Wichtig ist, dass Sie nicht nur den Anteil Ihres Mieters angeben, sondern auch die Bezugsgrößen. Nur so kann der Mieter nachprüfen, ob Sie seinen Anteil an den Gesamtkosten korrekt ermittelt haben.
Beispiel: Die Angabe "Umlage nach Fläche" oder "Ihr Flächenanteil: 25%" genügt nicht. Richtig demgegenüber: "Gesamtwohnfläche 400 m², Ihr Anteil 100 m², das entspricht 25%".
Entsprechend geben Sie beim Verteilerschlüssel "Personenzahl" sowohl die Gesamtpersonenzahl als auch die für die einzelne Mietpartei zugrunde gelegte Personenzahl an. Beachten Sie, dass die Mieterzahl aus der Melderegisterauskunft nicht genügt. Notwendig ist stattdessen, dass Sie die exakte Personenzahl Ihrer Mieter vor Ort klären (BGH, Urteil v. 23.01.08, Az. VIII ZR 82/07).
Vorsicht vor unverständlichen Abkürzungen
Ein weiterer häufiger Fehler sind unverständliche Abkürzungen. Was beispielsweise "AUFZ. 51,8" bedeuten soll, braucht ein Mieter nicht zu verstehen. Auch dass mit "oGewoTG" eine Umlage "ohne Gewerbe, ohne Tiefgarage" gemeint ist, erschließt sich nicht unmittelbar. Solche Abrechnungen sehen die Gerichte als formell fehlerhaft an. Verzichten Sie daher auf derartige Abkürzungen. Wenn das nicht möglich ist, erläutern Sie in Ihrer Abrechnung unbedingt, was gemeint ist.
Prüfen Sie, ob Ihnen einer dieser 3 Rettungsanker aus der Rechtsprechung hilft, falls doch mal eine Angabe in Ihrer Betriebskostenabrechnung fehlerhaft sein sollte:
- Formelle Fehler zu einzelnen Kostenpositionen berühren die Wirksamkeit der Abrechnung im Übrigen nicht, sofern sie unschwer herausgerechnet werden können (BGH, Urteil v. 13.10.10, Az. VIII ZR 46/10).
- Informationen, die der Mieter bereits in vorausgegangenen Abrechnungen erhalten hat, sind zu berücksichtigen (BGH, Urteil v. 11.08.10, Az. VIII ZR 45/10).
- Weicht der verwendete Verteilerschlüssel vom vereinbarten ab, liegt darin kein formeller Fehler, sondern nur ein materieller, den Sie auch nach Ende der Abrechnungsfrist noch korrigieren dürfen (BGH, Urteil v. 17.11.04, Az. VIII ZR 115/04).
Ihr Vorteil: Als Vermieter dürfen Sie sich im Wohnraummietvertrag vorbehalten, den Umlageschlüssel für die Betriebskostenabrechnung erst mit der ersten Abrechnung festzulegen (BGH, Urteil v. 05.11.14, Az. VIII ZR 257/13).