Ganz klar: Wenn Ihr Mieter damit einverstanden ist, den Umlageschlüssel zu ändern, gibt es keine Probleme. In diesem Fall machen Sie mit ihm einfach einen Nachtrag zum Mietvertrag, in der diese Änderung festgehalten wird. Allerdings ist eine solche Änderungsvereinbarung für Sie nur dann sinnvoll, wenn sich alle Mieter einig sind.
Genau dies ist aber nur selten der Fall und zumindest dann nicht zu erwarten, wenn die Änderung für einen Mieter mit höheren Betriebskosten verbunden wäre.
Beispiel: Ein Mieter, der allein eine große Wohnung bewohnt, wird mit einer Umstellung des Abrechungsschlüssels von Personenzahl auf Wohnfläche kaum einverstanden sein.
Für Sie kommt es also vor allem darauf an, ob Sie auch ohne Zustimmung Ihres Mieters die Kostenverteilung ändern können. Möglich ist Ihnen dies zunächst, wenn Sie bereits in Ihren Mietverträgen einen wirksamen Änderungsvorbehalt vereinbart haben.
Beispiel: "Der Vermieter ist berechtigt, den Umlageschlüssel für die Betriebskosten (ohne Heiz- und Warmwasserkosten) nach billigem Ermessen zu ändern."
Auch bei einem solchen Änderungsvorbehalt können Sie allerdings den Umlageschlüssel nicht nach freiem Belieben ändern, sondern nur, wenn sachliche Gründe eine Änderung erforderlich machen.
Wichtigster Grund: Sie möchten die Abrechnung für alle Ihre Mieter vereinheitlichen oder Kosten gerechter verteilen.
Ebenfalls können Sie Ihren Umlageschlüssel ohne Zustimmung Ihres Mieters ändern, wenn Sie von einem verbrauchsunabhängigen zu einem verbrauchsabhängigen Verteilungsmaßstab wechseln wollen. In der Praxis spielt dies besonders bei den Wasser- und Müllkosten, aber auch bei Heiz- und Warmwasserkosten eine Rolle.
Voraussetzung hierfür ist, dass der Verbrauch auch individuell erfasst wird. Haben Sie etwa Wohnungswasserzähler anbringen lassen oder wird die Müllverursachung nach Gewicht, Volumen oder Häufigkeit der Tonnenleerung je Wohnung erfasst, dann können Sie einen neuen Umlagemaßstab festlegen, der dieser Erfassung Rechnung trägt.
Ihr Vorteil: Eine Umstellung auf verbrauchsabhängige Abrechnung können Sie sogar dann vornehmen, wenn diese Betriebskosten bisher überhaupt nicht umgelegt wurden, sondern in der Miete enthalten waren. Hierzu müssen Sie aber die entsprechenden Betriebskostenanteile aus der Miete heraus rechnen und stattdessen als Vorauszahlung behandeln.
Wichtig: Die Änderung des Umlageschlüssels müssen Sie Ihren Mietern vor Beginn des Abrechnungszeitraums in Textform mitteilen. Ist als Abrechungsperiode das Kalenderjahr vereinbart worden, müssen Sie Ihren Mieter also bis zum 31.12. über die bevorstehende Umstellung informieren.