Der Gesetzgeber schreibt vor, dass innerhalb von 12 Monaten nach Ende eines Abrechnungszeitraums abgerechnet sein muss: regelmäßig wird dies zum 31.12. des Folgejahres sein, es gibt aber auch vom Kalenderjahr abweichende Abrechnungszeiträume.
Die Betriebskostenabrechnung-Vorlage – was muss zwingend enthalten sein muss
Im Kopf der Abrechnung werden bezeichnet:
- das entsprechende Wohnobjekt mit Anschrift
- die entsprechende Wohnung mit genauer, zuordenbarer Bestimmung: (zum Beispiel Untergeschoss links, Mieter Müller-Mayer)
Außerdem muss der Umlegemaßstab bezeichnet sein, die Gesamtfläche des Hauses, die Fläche der einzelnen Wohnung sowie der Abrechnungszeitraum. Der Umlegemaßstab ist der Schlüssel, nach dem Kosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Regelmäßig wird die Umlegung nach der Wohnfläche vorgenommen, im Mietvertrag kann jedoch auch anderes vereinbart werden.
Die Betriebskostenabrechnung-Vorlage – die einzelnen Abrechnungsposten
Im Folgenden hat der Vermieter für einzelne Abrechnungsposten gegenüberzustellen, welche Kosten für das gesamte Objekt entstanden sind und entsprechend dann für den jeweiligen Posten, welcher Anteil auf den Mieter entfällt. In einer Betriebskostenabrechnung-Vorlage erfolgt dies meist in Tabellenform.
Sofern sie im Mietvertrag ausdrücklich mit Bezug auf die Betriebskostenverordnung vereinbart wurden sind zulässige Abrechnungsposten:
- Grundsteuer
- Gartenpflege
- Hausreinigung
- Hauswart zum Teil
- Wasser einschließlich Entwässerung
- Heizung
- Beleuchtung
- Müllabfuhr
- Bestimmte Versicherungen wie Elementarschäden, Haftpflicht, Glas
- Kabelfernsehen
- gegebenenfalls weitere im Mietvertrag vereinbarte Kostenposten (solche Vereinbarungen sollten jedoch immer anhand der Betriebskostenverordnung grundsätzlich auf ihre rechtliche Zulässigkeit geprüft werden)
Besondere Aufmerksamkeit sollte dem Punkt "Sonstige Kosten" geschenkt werden –Sind diese Kosten im Mietvertrag nicht aufgeführt, sind sie auch nicht abrechenbar. Bei den Heizkosten ist darauf zu achten, dass in einer gesonderten Anlage Gesamtverbrauche mit Anfangs- und Endbestand aufgeführt sind, die den Verbrauch nachvollziehbar machen.
Bei Heizungs- und Wasserkosten wird ein bestimmter Anteil nach dem Mietvertrag als tatsächlicher Verbrauch abgerechnet (50 % bis 70 %) und ein weiterer Anteil als Umlage – auch dies muss sich nachvollziehbar für den Mieter aus den Abrechnungsunterlagen ergeben. Bei den Hausmeisterkosten dürfen Reparaturen und Verwaltungsarbeiten – wie Wohnungsabnahmen – keine Berücksichtigung finden.
Weitere zwingende formelle Angaben in der Betriebskostenabrechnung
Vorauszahlungen auf die Betriebskosten und die tatsächlich entstandenen Kosten müssen nachvollziehbar gegenübergestellt werden. Weiterhin hat der Vermieter einen angemessenen Zeitraum zur Prüfung der Abrechnung und damit auch eine angemessene Zahlungsfrist für eventuelle Nachzahlungen einzuräumen. Dieser Zeitraum muss es dem Mieter auch erlauben, gegebenenfalls von seinem Recht zur Einsicht in Belege und andere Abrechnungsunterlagen zu nehmen.
Abschließende Tipps zur Arbeit mit einer Betriebskostenabrechnung-Vorlage
Es gibt Faktoren, die Einfluss auf die Höhe der Kosten nehmen und der Abrechnung sowie einer Vorlage nicht zu entnehmen sind:
- Ist das Haus teilgewerblich genutzt und verbrauchen gewerbliche Mieter besonders viel Heizkosten oder Wasser? Hier muss anders umgelegt werden.
- Tatsächliche Wohnflächen weichen von der im Mietvertrag vereinbarten Fläche um mehr als 10% ab.
Hier ist ein Vermerk in der Vorlage nützlich.
Mehr zu dem Thema finden Sie in Betriebskostenabrechnung – Wie sieht die ordnungsgemäße Abrechnung aus!