Hintergrund ist, einem möglichen Rechtsnachfolger eines Wohnungseigentümers eine möglichst vollständige Transparenz für zurückliegende Entscheidungen, die auch ihn betreffen können, zu gewähren. Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht, das Beschlussbuch einzusehen.
Neben schriftlichen Umlaufbeschlüssen müssen auch gerichtliche Urteile, wie zum Beispiel Beschlussanfechtungen in die Beschlusssammlung aufgenommen werden. Es muss auch vermerkt werden, ob der Beschluss angefochten oder aufgrund der Anfechtung auch aufgehoben wurde. Die Pflicht, die Beschlusssammlung zu führen, ersetzt weder das Führen eines Versammlungsprotokolls noch die Verkündung der Beschlüsse.
Wer ist dazu verpflichtet, ein Beschlussbuch zu führen?
Nicht nur gewerbliche Verwalter, sondern auch ehrenamtliche oder unentgeltlich tätige private Verwalter sind verpflichtet, dieses zu führen. Falls die Wohnungseigentümergemeinschaft auf die Idee kommt, einen Beschluss zu fassen, der die Führung einer Beschlusssammlung nicht notwendig macht, ist das von Anfang an ungültig, da es sich hier um zwingendes Gesetz handelt.
Die Beschlusssammlung muss enthalten:
- Fortlaufende Nummerierung des Eintrags
- Inhalt des Beschlusses oder Urteils
- Datum und Ort der Versammlung oder gerichtlichen Entscheidung
- Anmerkungen zum Beispiel: Datum der gerichtlichen Anfechtung, einer Aufhebung oder eines Zweitbeschlusses
- Datum der Eintragung
Was viele nicht wissen: falls der Verwalter seiner zusätzlichen Pflicht zur Führung einer Beschlusssammlung nicht nachkommt, gilt dies regelmäßig als wichtiger Grund gemäß § 26, Abs. 1, Satz 4 WEG ihn abzuberufen. Die Beschlusssammlung muss auch immer auf den neuesten Stand gehalten werden und neue Beschlüsse müssen unverzüglich (ca. 1 bis max. 4 Werktage) eingetragen werden. Ein Eintrag erst nach 2 Wochen, auch wenn die Beschlussanfechtungsfrist 30 Tage läuft, ist auf jeden Fall zu spät.