Immobilien

Ihre Rechte und Pflichten rund um die Betriebskostenabrechnung

geschrieben von Dr. Tobias Mahlstedt

Was müssen Sie, was dürfen Sie, und was jeweils nicht? Wissen Sie als Vermieter und als Verwalter hierüber Bescheid, sind Sie im Vorteil. Denn Sie können sich viel Ärger, Streit sowie unnötige (Gerichts- und Anwalts-)Kosten sparen. Lesen Sie hier alle Fakten zu Ihren Rechten und Pflichten rund um die Betriebskostenabrechnung.

Betriebskostenabrechnungen sind für Vermieter und Mietverwalter vielfach ein Gräuel. Überall lauern Fallstricke und die Mieter – häufig angestachelt von den Mietervereinen – mäkeln an allem herum. Für Sie als Vermieter oder Verwalter habe ich Ihre Rechte und Pflichten einmal kompakt aufgelistet:

Als Vermieter bzw. als Verwalter müssen Sie …

  • Ihrem Mieter eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erstellen. Ist eine erstellte Abrechnung fehlerhaft, sind Sie verpflichtet, die Abrechnung zu korrigieren.
  • Ihrem Mieter ein Abrechnungsguthaben unverzüglich auszahlen. Tun Sie dies nicht, darf der Mieter seine laufenden Zahlungen (Miete und Betriebskosten) als Druckmittel zurückbehalten. Das Guthaben auf die neue Abrechnungsperiode vortragen, dürfen Sie nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mieters.
  • Ihrem Mieter Einsicht in die Abrechnungsunterlagen (einschließlich etwaiger Arbeits- und Wartungsverträge) gewähren und das Kopieren dieser Dokumente gegen Nutzungsentgelt (ca. 0,25 €/Seite) gestatten – und zwar am Ort ihrer Aufbewahrung zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten und nach Vereinbarung eines Termins.
    Ihr Vorteil: Befindet sich am Ort der Einsichtnahme kein Fotokopierer, ist einem Mieter zuzumuten, dass er die Betriebskostenbelege mit einer Digitalkamera abfotografiert (AG Berlin-Charlottenburg, Beschluss v. 05.08.10, Az. 216 C 111/10).

Als Vermieter bzw. als Verwalter müssen Sie nicht …

  • eine Betriebskostenabrechnung nach einem Mieterwechsel während der Abrechnungsperiode vornehmen. Denn § 556 Abs. 3 S. 4 BGB stellt klar: "Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet." Der ausgezogene Mieter muss also die reguläre Abrechnung abwarten.
  • die Abrechnungsunterlagen vorsortieren und dem Mieter erläutern. Es reicht aus, wenn Sie ihm den betreffenden Jahresordner mit allen Abrechnungen vorlegen. Hat der Mieter Schwierigkeiten, die Unterlagen nachzuvollziehen, muss er sich selbst um fachkundige Unterstützung bemühen, etwa durch einen Mieterverein oder Anwalt.
  • Ihrem Mieter die Abrechnungsbelege kopieren und zusenden. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn Ihrem Mieter die Einsichtnahme vor Ort unzumutbar ist (etwa bei Krankheit oder weiter Entfernung). In diesem Fall können Sie Ihrem Mieter aber ein Nutzungsentgelt von ca. 0,25 € pro kopierter Seite berechnen (BGH, Beschluss v. 13.04.10, Az. VIII ZR 80/09).
  • auf Beanstandungen des Mieters eingehen, die er außerhalb seiner Einwendungsfrist erhebt. Diese Frist beträgt 1 Jahr, gerechnet von dem Zeitpunkt an, an dem der Mieter die Abrechnung erhalten hat. Ist diese Frist abgelaufen, muss er eine Nachzahlung leisten – auch dann, wenn die Abrechnung tatsächlich fehlerhaft sein sollte.

Als Vermieter bzw. als Verwalter dürfen Sie …

  • ein Abrechnungsguthaben mit Mietrückständen verrechnen.
  • eine Nachzahlung von einem Mitmieter fordern, auch wenn der andere Mitmieter die Abrechnung gar nicht erhalten hat (BGH, Urteil v. 28.04.10, Az. VIII ZR 263/09).
  • bei Mietende die Auszahlung der (verzinsten) Mietkaution insoweit einbehalten, als Sie eine Betriebskostennachforderung von Ihrem Mieter erwarten. Hintergrund: Zieht ein Mieter während der Abrechnungsperiode aus, kann er keine Zwischenabrechnung von Ihnen verlangen. Er muss die reguläre Abrechnung abwarten und es sich mit Blick auf diese gefallen lassen, dass die Kaution (teilweise) einbehalten wird (BGH, Urteil v. 18.06.06, Az. VIII ZR 71/05).

Als Vermieter bzw. als Verwalter dürfen Sie nicht …

  • eine Nachforderung im Wege der Einzugsermächtigung vom Konto Ihres Mieters abbuchen. Denn die einfache Mieteinzugsermächtigung berechtigt Sie nur zum Einzug der laufenden Forderungen. Die Betriebskostennachforderung ist aber keine laufende Forderung und deren Höhe ist nicht im Voraus festgelegt. Anders wäre es nur dann, wenn die Einzugsermächtigung diese Art von Forderungen ausdrücklich einschließt.
  • fristlos wegen Zahlungsverzugs kündigen, weil der Mieter die Betriebskostennachforderung nicht beglichen hat (§ 543 BGB). Wenn der Nachzahlungsbetrag mindestens eine Monatsmiete ausmacht und der Mieter erfolglos abgemahnt wurde, kann ihm aber wegen beharrlicher Pflichtverletzung ordentlich gekündigt werden (§ 573 BGB).

Meine dringende Empfehlung: Machen Sie Ihre Abrechnung einfach und rechtssicher. Damit können Sie sich viel Zeit, Ärger und bares Geld sparen.

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Dr. Tobias Mahlstedt

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