Nehmen Sie sich vor E-Mail-Sucht in Acht
Der Begriff "Sucht" im Zusammenhang mit E-Mails mag etwas überzogen wirken, doch wirklich falsch ist er nicht. Dies zeigen die Ergebnisse einer Studie des Umfrageunternehmens "Remaud". Die Befragten gaben an, sie würden etwa einmal pro Stunde in ihren Online-Briefkasten schauen. Als die Forscher das tatsächliche Nutzer-Verhalten auf den PCs beobachteten, stellte sich heraus: Im Durchschnitt "checkte" jeder alle 5 Minuten seine E-Mails.
So viel Zeit haben Sie sicher gar nicht, um den ganzen Vormittag hinter den E-Mails her zu sein. Doch Hand aufs Herz! Lassen Sie sich nicht auch ablenken, wenn die Meldung einer neu eingegangenen E-Mail auf dem unteren Bildschirmrand erscheint, während Sie dabei sind, eine Exceltabelle auszufüllen? Eigentlich erfordern die Zahlen Ihre gesamte Konzentration. So müssen Sie sich nach der Unterbrechung wieder neu eindenken. Wertvolle Minuten gehen verloren, und dies nicht nur einmal am Tag.
Mit Technik und Selbstdisziplin abhelfen
Hier hilft nur eines: Wenden Sie ein paar technische Tricks an. Darüber hinaus ist Ihre Selbstdisziplin gefragt, die Sie als Schulleiter sicherlich haben:
- Wird Ihr E-Mail-Programm automatisch beim Start geöffnet? Klicken Sie diese Automatik aus.
- Beginnen Sie zweimal die Woche Ihren Arbeitstag bewusst mit etwas anderem als mit der Kontrolle des E-Mail-Postfachs.
- Schalten Sie die automatische Benachrichtigung für neu eingetroffene E-Mails ab, sowohl die akustische als auch die optische.
- Legen Sie je nach Länge Ihres Schulleiter-Arbeitstags 2 bis 3 Zeitpunkte fest, an denen Sie sich den E-Mails widmen. Halten Sie diesen Vorsatz ein.
Aufgaben bündeln und Prioritäten setzen
Ganz sicher sind die E-Mails, die Sie bekommen, wichtig. Häufig reicht es nicht, sie im Rahmen der 2-Minuten-Regel zu beantworten, also einen kurzen Dank und einen freundlichen Gruß zurückzuschicken. Vielmehr enthalten viele Ihrer E-Mails Aufgaben, die erledigt werden müssen und dabei Zeit kosten.
Beispielsweise müssen Sie auf Grund der Anfrage des Schulamts Daten erheben, sie in Form bringen und zurückschicken. Oder Sie müssen erhaltene Informationen aufbereiten und an das Kollegium weiter geben. – Und was ist mit den vielen anderen To-Dos, die Sie sowieso schon in Ihrem Kalender stehen hatten?
Auch hier gibt es eine bewährte Abhilfe: Setzen Sie Prioritäten. Zur Abarbeitung der neu eingegangenen "Aufgaben" legen Sie am besten einen Unterordner in Ihrem "Posteingang" an mit dem Titel "Heute und Datum". Verschieben Sie alle diese Mails dort hin. Wenn Sie Ihre anderen Vorhaben erledigt haben, widmen Sie sich diesem "Heute-Ordner". Was erledigt ist, speichern Sie im normalen Ablage-Ordner ab und löschen die E-Mails.
Fazit: E-Mails müssen nicht süchtig machen. Gehen Sie bewusst mit ihnen um. Wägen Sie außerdem ab, bevor Sie eine E-Mail-Antwort schreiben, ob nicht ein kurzer Anruf, ein Fax, eine SMS oder sogar ein Brief zeitsparender und / oder wirkungsvoller ist. So gewinnen Sie Ihre Souveränität zurück oder verlieren sie gar nicht erst.
Lesen Sie dazu auch meine Artikel: