1. Ansprechpartner: Erkundigen Sie sich vor der ersten Kontaktaufnahme nach einem direkten Ansprechpartner, der für Ihr Anliegen zuständig ist. Ob per Brief oder per Telefon – die persönliche Ansprache vermeidet die Anonymität, wirkt wichtiger und verhindert beim postalischen Kontakt das "Herumirren" Ihres Briefes.
2. Anschreiben: Es sollte eine kurze, aber prägnante oder gar ausgefallene Zusammenfassung Ihrer Projektidee beinhalten. Achten Sie dabei auf eine empfängerorientierte Sprache; Fachbegriffe und langatmige Problemanalysen sollten Sie nicht verwenden.
3. Leistungsprofil: Ein Überblick über das Leistungsprofil Ihres Vereins soll Interesse beim Sponsor wecken. Benennen Sie konkret Gegenleistungen, die Sie Ihrem Sponsor bieten können, z.B. Nutzungsrechte an Ihrem Vereinslogo, gemeinsames Auftreten bei Veranstaltungen, Platzierung in Anzeigen, Plakaten oder Broschüren. Dazu gehört auch Ihre "Reichweite": Benennen Sie z.B. Zuschauer- oder Besucherzahlen bei Ihren Veranstaltungen, Mitgliederzahlen, Daten über Presseveröffentlichungen, etc.
4. Projektmappe: Legen Sie Ihrem Anschreiben eine Projektmappe bei. Beschreiben Sie konkrete Aktivitäten Ihres Vereins, bei dem Sie Ihren potenziellen Sponsor gezielt einbeziehen können. Zusätzlich können Sie eine Leistungsbeschreibung nach dem Motto: "Ihr Gewinn – Unser Gewinn" formulieren.