Mit der zähen Materie der Vereinsverwaltung beschäftigen sich die meisten Ihrer Mitstreiter nur ungerne. Es muss mehr Freizeit investiert werden, und die geleistete Verwaltungsarbeit ist selten zu sehen oder zu greifen. Oft fehlt die Anerkennung, im Vergleich zu den in der Praxis Engagierten. Der ungeliebte „Schreibkram“ muss aber unbedingt von kompetenten Engagierten Ihres Vereins durchgeführt werden.
Folgende Aufgabenbereiche umfasst eine Vereinsverwaltung:
Mitgliederverwaltung
Statistik für Verein, Verbände, Beitragswesen, Meldung der Aktivitäten
Materialverwaltung
Bestandsaufnahme, -kontrolle, Reparaturen, Austausch des Vereinseigentums
Beschaffungswesen
Erwerb der Materialien zur Durchführung des gesamten Vereinslebens
Finanzverwaltung
Verwaltung, Buchführung und Kontrolle aller Einnahmen und Ausgaben des Vereins,
unter Beachtung und Durchführung der Finanzrichtlinien
Archivierung des Schriftverkehrs
diesbezügliche Sortierung, Ablage. Nachweisführung aller den Verein betreffenden Vörgänge
Dokumentation des Vereinsgeschehens
Anfertigen von Chroniken über alle Vereinsaktivitäten für Jubiläen, Historien, Statistiken und sonstige Erhebungen
Die Voraussetzung für eine effektive Verwaltungsarbeit ist die ständige Erreichbarkeit, besonders über die modernen Kommunikationsmedien:
- Offizielle Adressen: Verein, Geschäftstelle, Vereinsheim, Sportanlage, sonstige Räumlichkeiten
- Telefon-Faxanschluss
- Bürozeiten, wenn entsprechende Adresse, Räumlichkeiten vorhanden
- Ansprechpartner für alle Vereinsbereiche
- Bankverbindung, Steuernummer, Zuwendungsbescheinigungsberechtigung
Hilfsmittel zur zeitsparenden Durchführung der Vereinsverwaltung sind:
- Offizielles Briefpapier des Vereins (Kopfbögen), Vereinsstempel
- Büromaterial für alle Kommunikationsarten
EDV-Technik (PC, Laptop, Drucker, Scanner, Kopierer) - Telefon, Faxgerät
- Registrierschränke, Karteikästen, Aktenordner
- Adresslisten für alle Kommunikationsarten, Terminkalender