Das Märchen, dass alle Leute im Sommer in Urlaub sind, hat leider immer noch Gültigkeit, wenn es darum geht, Veranstaltungen in der Ferienzeit zu organisieren. Für Vereine ein häufig gebrauchtes Argument, um Events im Sommer abzulehnen. "Es kommen nicht genug Leute", so der Tenor.
Ein weiterer Grund ist das Wetter. Wenn es junge Hunde regnet, fällt ein Open Air sprichwörtlich ins Wasser. Gerade dann, wenn die Haupt-Acts nur im Freien stattfinden können. Hier fängt ein gutes Management schon an. Es muss immer noch einen Plan B geben, um eine geplante Freiluftveranstaltung in einen geschlossenen Raum zu verlagern, wenn das Wetter tatsächlich nicht mitspielen sollte.
Warum gerade im Sommer einen Event planen?
Jeder weiß, dass sich die Sommerferien über 6 Wochen erstrecken. Nicht jeder ist die ganzen 6 Wochen verreist und auch nicht alle Leute fahren während der Hauptsaison in Urlaub. Sie möchten zum großen Teil Urlaub zuhause genießen. Deshalb ist es von Vorteil, gerade im Sommer einen Event zu planen, am besten in Form eines Open Air.
Das hat die Anmutung von mediterranem Flair und vermittelt Urlaubsstimmung. Natürlich muss der Verein darauf achten, dass zum geplanten Zeitpunkt auch genügend ehrenamtliche Helfer greifbar sind. Ein gutes Management im Vorfeld eines Open Air Events verpufft, wenn während der Veranstaltung das Personal fehlt.
Das finanzielle Risiko bei einem Open Air gering halten
Ein Verein möchte natürlich aus einer Veranstaltung einen Gewinn erzielen. Das Geld ist nötig, um Anschaffungen zu tätigen oder auch die Jugendarbeit zu fördern. Ein Grund, das finanzielle Risiko bei Open Air Events gering zu halten. Schon lange, bevor es in die Detailplanung geht, sollten die Vereinsmitglieder auf Sponsorensuche gehen, die das Freiluftspektakel mit Geld- oder Sachspenden unterstützen. Da macht es sich gut, diese Sponsoren bei der Plakatwerbung und bei Werbeflyern aufzuführen und ihnen ein Kontingent an Freikarten zur Verfügung zu stellen.
Der Plan B bei verregneten Freiluftveranstaltungen
Das Wetter lässt sich schlecht beeinflussen. Deshalb ist es gut, einen Plan B in der Tasche zu haben, wenn das Open Air wegen schlechter Witterungsbedingungen ein Flop werden könnte. Schon bei der Verpflichtung von Künstlern und Musikgruppen sollte man darauf achten, dass sie mit möglichst wenig Technik auskommen, die man flugs in einem Saal unterbringen kann.
Um im Fall aller Fälle einen solchen Saal auch zur Verfügung zu haben, muss man mit dem Eigentümer – in der Regel die Kommune – eine Option zur Anmietung ausmachen. Die Gruppen und Künstler, die man engagiert, sollten einen guten Ruf genießen, in der Region bekannt sein und eine nicht zu hohe Gage verlangen, damit der Verein einen moderaten Eintrittspreis gestalten kann.
Eine gute Werbung, um Publikum zu generieren
Eine gute Werbung ist zwingend erforderlich, um auch genügend Zuschauer für den Open Air Event anzuziehen. Breit gestreute Plakatwerbung, persönliche Einladungen mit einem Werbeflyer sind da eine recht preiswerte und gute Methode. Um die Druck- und Portokosten zu finanzieren, kann ein Verein leicht Sponsoren gewinnen, wenn sie in diesen Medien als Förderer genannt werden.
Presseartikel zur Ankündigung des Events sind ebenfalls unverzichtbar. Ein reiner Text hat keine so große Wirkung, wenn er nicht mit einem relevanten Foto ergänzt wird. Wenn alle die hier aufgeführten Punkte berücksichtigt werden, ist das Management für ein Open Air Event so gut aufgestellt, dass eine Sommerveranstaltung für einen Verein auf jeden Fall ein Erfolg wird.
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