Eventcontrolling nimmt den Stress weg
Kennen Sie auch die letzten Stunden vor einem Eventstart, wenn es immer stressiger und voller Anspannung wird? Aber muss das denn wirklich sein? Oder ein anderes Beispiel: Sie haben statt der günstigen eigenen Torwand sich ein Schussgeschwindigkeitsmessgerät angemietet. Hat sich der Mehraufwand wirklich gelohnt?
Ein kontinuierliches Eventcontrolling der Veranstaltungen liefert die Daten, um dies zu bewerten. Eventcontrolling hört sich sehr kompliziert an, muss es jedoch nicht unbedingt sein. Als erstes muss das Ziel des Events definiert werden. Es muss ja nicht immer der wirtschaftliche Gewinn sein. Auch Image oder Bekanntheit können durch Events positiv beeinflusst werden.
Sind jedoch wirtschaftliche Ziele im Vordergrund, muss man auf die Kosten noch viel genauer aufpassen. Ist das Ziel klar, wird in der Regel ein Budget für dieses Event festgelegt. Dies macht der Projektleiter meistens mit dem Vorstand. Somit sind nun die wichtigsten Faktoren für das Eventcontrolling festgelegt worden.
Aufbau von Eventcontrolling im Verein
Es existieren an sich nur zwei Bereiche im Eventcontrolling. Zum einen ist das der organisatorische Rahmen, wie zum Beispiel der Eventablauf, zum anderen der Überblick der Kosten.
Der organisatorische Rahmen wird anhand von Fristen bewertet: Also, ob etwas auch in einer vorgeschrieben Zeit umgesetzt worden ist. Planen Sie dabei bitte nicht zu knapp. Eine minutengenaue Planung wird wahrscheinlich auch nur in den seltensten Fällen wirklich klappen. Den Überblick über die Kosten wahren Sie mit einem SOLL- / IST-Vergleich.
Welche Kosten wurden kalkuliert und was wurde tatsächlich ausgegeben? Nur so können Sie wirklich effektiv planen. Es kann ja auch gut sein, dass weiteres Budget bei der Vereinsführung beantragt werden müsste. Sollte dieses nicht genehmigt werden, muss an anderen Stellen Abstriche gemacht werden. Auch hier hilft Ihnen das Eventcontrolling, denn Sie haben alle Posten vorher ja durchorganisiert und kalkuliert.
Wenn Sie ein funktionierendes Eventcontrolling besitzen, dann haben Sie auch die Grundlage, um Veranstaltungen untereinander auf ihren Erfolg hin bewerten zu können. Als geeignetes Programm empfehle ich Ihnen dazu eine Tabellenkalkulation. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.