Eventmanagement im Verein: Kosten für Events im Überblick

Ein wichtiger Bestandteil beim Eventmanagement im Verein sind die Kosten für Events. Controlling sollte jeder Verein bei kleinen, wie auch bei großen Veranstaltungen berücksichtigen. Mit einem Überblick aller Kosten in einer genauen Kostenkalkulation bleiben Überraschungen fern.

In jedem Fall sollten folgende Kosten berücksichtigt werden:

1)       Wettkampfkosten

Darunter zählen zum Beispiel Reinigung, Beschallung, Strom & Wasser, Auf- und Abbau.

2)       Verpflegungskosten

Zum Beispiel Catering für Teilnehmer, Helfer, Betreuer etc. während des Events.

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3)       Kosten der Kommunikation

Diese Kosten sind sehr vielfältig und breit gefächert. Kosten der Kommunikation sind unter anderem Pressemappe, Pressekonferenz, Sponsorenwand, Porto, Druckkosten für Plakate etc., Kosten für Berichterstattung zum Event, Telefonate, Faxe, Give Aways, Sitzungsgetränke oder Häppchen und so weiter.

4)       Materialkosten

Zum Beispiel Kosten technischer Geräte, die im Rahmen des Events eingesetzt werden. 

5)       Gebühren / Steuern

GEMA, Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer, Abgaben an den Verband, Umsatzsteuer etc.

6)       Versicherungskosten

Haftpflicht-, Kranken-, Diebstahl-, Unfall-, Vandalismusversicherung Ihres Vereins etc.

7)       Geschäftskosten

Kosten für die Erstellung von Logos oder Corporate Design, Printkosten, Telefon, Fax, Papier, Porto, Briefumschläge, Druckkosten und so weiter.

8)       Kosten des Rahmenprogramms

Hier werden alle Kosten rund um das Eventprogramm aufgeführt. Dies können zum Beispiel Kosten für den VIP-Bereich, Kinderbetreuung, Aktionsmodule etc. sein.

9)       Personalkosten

Sind zum Beispiel Ordner, Security, Hostessen, Kellner, Koch, Moderatoren, Honorar für Künstler oder Bands und so weiter.

10)    Sicherheitskosten

Polizei, Feuerwehr, Deutsches Rotes Kreuz, Caritas etc.

Vollständig kann dieser Kostenüberblick nicht sein. Jedes Event hat seine ganz eigenen speziellen Anforderungen. Sie sehen, dass man ganz genau kalkulieren sollte, um nicht am Ende auf die Nase zu fallen. Der Überblick zu den Kosten für Events soll Ihnen und Ihren Verein vor bösen Überraschungen schützen.

Machen Sie sich im Verein nicht mehr Arbeit als nötig
Ich rate Ihnen in einem Organisationskomitee mit mehreren Personen ein Brainstorming zu machen und die Ergebnisse in einer Excel-Tabelle festzuhalten. In der Regel machen Sie sich mit der Excel-Liste nur einmal Arbeit. Diese kann dann für spätere Events auch leicht als TO-DO-Liste umfunktioniert werden. Wieso sich also mehr Arbeit machen als nötig? Auf gutes Gelingen Ihres nächsten Events.

Lesen Sie in der Artikelserie "Eventmanagement"

• Eventmanagement im Verein: Kosten für Events im Überblick
• Eventmanagement: Was ist das?
• Eventmanagement: Planung und Checkliste
• Eventmanagement: Richtig organisieren im Verein
• Eventmanagement: Die Durchführung des Events

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Mehr Tipps, wie Sie die Kosten für Events planen, stehen in » Verein & Vorstand aktuell. Jetzt gratis testen!

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