Deswegen sollten Sie die Einladung so gestalten, dass ein hoher Anreiz entsteht, an der Jahreshauptversammlung teilzunehmen. Dafür sind rein formelle Einladungen ohne großen Inhalt nicht gut geeignet. Die Mitglieder müssen beim Lesen der Einladung verstehen, warum es wichtig ist, dass Sie zur Jahreshauptversammlung kommen. Damit dies gelingt, müssen Form und Inhalt interessant sein.
Wenn die Form langweilig und bieder ist, lesen viele Mitglieder die Einladung wahrscheinlich nicht einmal sorgfältig durch. Wenn die Inhalte auch noch uninteressant sind, ist es verständlich, dass so manches Mitglied sich gegen den Besuch der Jahreshauptversammlung entscheidet.
Eine stilvolle und ansprechende Einladung verfassen
Es ist gar nicht so einfach, eine gute Einladung zu einer Jahreshauptversammlung zu verfassen. Viele Vorstände machen den Fehler, die Einladung wie ein Amtsschreiben aufzusetzen. Dabei wäre es viel besser, wenn die Einladung in Form eines privaten Briefes gestaltet würde, in dem die Mitglieder ausführlich über die anstehenden Fragestellungen und Entscheidungen aufgeklärt werden.
Die Tagesordnung könnte dann zusätzlich in einer Liste aufgeführt werden. Mit dieser sehr einfachen und unkomplizierten Form können Sie Menschen sehr viel besser erreichen, als mit einem formalen Schreiben in langweiligem und nichtssagendem Beamtendeutsch.
Sachlich bleiben und trotzdem Emotionen ansprechen
Bei einer Jahreshauptversammlung geht es nicht immer um die Existenz eines Vereins. Aber Sie können durchaus an die Emotionen der Mitglieder appellieren und schon in der Einleitung erläutern, warum das kommende Jahr für den Verein eine große Bedeutung hat. Wenn beispielsweise ein großes Fest ansteht, ist die Jahreshauptversammlung oftmals der Ausgangspunkt für die gesamte Organisation.
Wenn viele Mitglieder bei diesem Termin anwesend sind, ist es sehr viel einfacher, die Vorbereitung frühzeitig in die richtigen Bahnen zu lenken. Auch wichtige Wahlen und andere anstehenden Weichenstellungen sollten Sie ausführlich bereits in der Einladung ansprechen, um eine große Resonanz zu erzeugen.
Dabei stehen selbstverständlich die Sachfragen im Vordergrund, aber es
ist legitim und durchaus sinnvoll, auch die emotionale Seite nicht zu
vernachlässigen. Hierfür sollten Sie persönlich und authentisch die
Situation und die Zukunft des Vereins aufzeigen.
Wenn Sie es schaffen,
bei vielen Vereinsmitgliedern einen emotionalen Bezug zu den anstehenden
Themen herzustellen, können Sie ganz sicher sein, dass die
Jahreshauptversammlung gut besucht sein wird. Das ist übrigens nicht nur
für den Vorstand, sondern auch für alle anderen engagierten
Vereinsmitglieder, die viel Arbeit in den Verein investieren, ein
positives Signal.