Der richtige Umgang mit E-Mails erleichtert unsere alltägliche Kommunikation. Damit diese ohne Stress und Probleme funktioniert, sollte man einige, wenige Regeln beachten.
Der richtige Umgang mit E-Mails erleichtert unser Leben E-Mails gehören zu unserem privaten Alltag. Ein paar nette Grüße an die Freundin, der Newsletter vom Sportverein oder eine Mitteilung der Lebensversicherung: E-Mails haben in vielen Bereichen normalen Briefen längst den Rang abgelaufen. E-Mails sind schnell, unkompliziert und zu jeder Zeit nutzbar.
Doch gerade diese Eigenschaften bringen auch mehr und mehr Stress mit sich. Sei es, dass allzu oft überflüssige E-Mails geschrieben werden oder man sich als Empfänger genötigt sieht, möglichst sofort zu antworten. Lassen Sie sich darum nicht zum Knecht Ihrer E-Mails machen. Vermeiden Sie Stress, indem Sie Ihre E-Mails effektiv organisieren. Mit einigen nützlichen Kniffen geht das ganz leicht.
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Richtiger Umgang mit E-Mails: Kein Stress beim Schreiben
Schreiben Sie einen eindeutigen Betreff. Der Empfänger der E-Mail wird es Ihnen danken. Sie ersparen ihm damit Stress beim Einsortieren und Abspeichern Ihrer E-Mail. Besonders bei Firmen kann es sein, dass Ihre E-Mail nur geöffnet wird, wenn der Inhalt der Betreffzeile eindeutig zuzuordnen ist.
Kopieren Sie nicht aus anderen Programmen direkt in Ihre E-Mail. Das kann zu kryptischen Zeichen führen, die keiner lesen kann. Außerdem wird die Formatierung oft nicht übernommen. Das verursacht nicht nur beim Empfänger Stress, sondern lässt durch Rückfragen auch bei Ihnen völlig unnötigen Stress entstehen.
Überprüfen Sie vor jedem Versenden unbedingt noch einmal, was Sie geschrieben haben. Verlassen Sie sich dabei nicht nur auf die Rechtschreibprüfung Ihres E-Mail-Programms. Es macht nirgendwo einen guten Eindruck, wenn man vor lauter Eile, Flüchtigkeitsfehler bei der Rechtschreibung gemacht hat.
Wenn Sie den Inhalt einer E-Mail weiterleiten möchten, sorgen Sie dafür, dass man den Ursprungtext erkennt. Das können Sie in der Regel in jedem Mail-Programm bei den Einstellungen auswählen. Ihr Empfänger hat weniger Stress, weil er auf den ersten Blick die Originalnachricht von Ihren Anmerkungen unterscheiden kann.
Verschicken Sie keine großen Datei-Anhänge mit Ihren E-Mails, ohne vorher beim Empfänger nachgefragt zu haben. Nicht jeder hat genügend Platz auf Mail-Server, um größere Datenmengen anzunehmen.
Richtiger Umgang mit E-Mails: Kein Stress beim Empfangen
Kontrollieren Sie Ihren Mailaccount nicht ständig. Zweimal täglich sollte genügen, um auf dem Laufenden zu sein. Sie machen sich ansonsten nur unnötigen Stress.
Wenn Sie häufig Newsletter bekommen, für die Sie sich nicht mehr interessieren, dann bestellen Sie diese konsequent ab. Jeder seriöse Versender wird sich daran halten. Sie verschont es vor dem Stress einer stets vollen Mailbox.
Wenn Ihre Mailbox einen Spamfilter hat, sollten Sie zur Sicherheit hin und wieder kontrollieren, ob wirklich nur unerwünschte E-Mails dort landen. Nichts verursacht mehr Ärger und Stress, als eine wichtige Mail, die im Papierkorb verloren gegangen ist.
Richtiger Umgang mit E-Mails: Kein Stress beim Verwalten
Sortieren Sie die E-Mails in Ordnern. Nichts ist schlimmer als eine E-Mail mit wichtigem Inhalt in einem überfüllten Postfach zu suchen. Das kostet Zeit und ist Stress pur. Erstellen Sie diese Ordner nach Absendern, bestimmten Keywörtern oder Vorgängen. So finden Sie auch später wieder, was sie suchen.
Löschen Sie alle überflüssigen E-Mails. Sie verstopfen Ihre Mailbox und machen diese unübersichtlich. Der Stress beim Suchen von wichtigen Informationen wäre vorprogrammiert.
Löschen Sie E-Mails mit Anhang, wenn Sie die beigefügten Dokumente auf Ihrer Festplatte abgespeichert haben. Damit entlasten Sie Ihr Postfach.
Erstellen Sie ein Adressbuch für wiederkehrende und wichtige E-Mailempfänger. Durch das automatische Einfügen von Adressen verhindern Sie den Stress unzustellbarer E-Mails aufgrund von Tippfehlern.
Noch ein Tipp zum Schluss: Wenn Sie sich auch von der Vielzahl der heutigen Informationen gestresst fühlen, empfehle ich Ihnen meinen Artikel Kein Stress trotz Informationsflut
