Checkliste: Geschäftsreisen für den Chef vorbereiten

Kennen Sie als Sekretärin folgende Situation: Ihr Chef kommt im stressigsten Moment zu Ihnen und bittet Sie seine nächsten Geschäftsreisen zu organisieren? Wo beginnen Sie? Woran müssen Sie unbedingt denken? In solchen Situationen hilft immer der Einsatz einer Checkliste.

Checkliste Geschäftsreisen: Flug, Bahn oder Auto?

• Flug- oder Bahnticket für Ihren Chef im Internet oder im Reisebüro buchen
• Mietwagen oder Firmenwagen reservieren
• Bestätigungsnummer schicken lassen
• Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Flug- oder Zugnummer, Terminal oder Bahnsteig
• Dauer der Reise bzw. des Flugs oder Bahnfahrt notieren
• Denken Sie auch an Ausweichflüge oder –züge (falls der Termin länger dauert)
• Planen Sie auch Pufferzeiten ein

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Checkliste Geschäftsreisen: Hotel buchen.

• Hotels bieten auf der eigenen Homepage oder bei Online-Reservierungsportalen Zimmer an!
• Achten Sie Anreise- und Stornobedingungen
• Kreditkarte oder Kostenübernahme ist bei Stadthotels Pflicht!

Checkliste Geschäftsreisen: Wichtige Dokumente

• Reisepass und Personalausweis vom Chef sollte bei Auslandsaufenthalten oftmals mindestens sechs Monate gültig sein!
• Wird ein Visum bei der Einreise benötigt?
• Haben Sie ein Visum beantragt? Manchmal benötigen Botschaft bis zu 8 Wochen Bearbeitungszeit!
• Werden weitere Einreisedokumente benötigt?
• Hat Ihr Chef einen internationalen Führerschein?
• Machen Sie von allen Dokumenten Kopien, damit Sie im Verlustfall gerüstet sind!

Checkliste Geschäftsreisen: Versicherungen

• Reiserücktrittversicherung
• Reiseabbruchversicherung
• Gepäckversicherung
• Auslandreisekrankenversicherung
• Automobilclub
• Grüne Versicherungskarte
• Schutzbrief

Checkliste Geschäftsreisen: Geld oder Kreditkarte?

• Müssen Sie Devisen für Ihren Chef besorgen?
• Dürfen Sie Devisen ein- oder ausführen?
• Welche Kreditkarte wird akzeptiert?
• Benötigt Ihr Chef Travellerchecks

Checkliste Geschäftsreisen: Woran müssen Sie im Büro denken?

• Wer beantwortet E-Mails von Ihrem Chef oder werden diese umgeleitet?
• Wer ist Ansprechpartner während der Abwesenheit?
• Ist die Rufumleitung aktiviert?
• Muss der Anrufbeantworter von Ihrem Chef besprochen werden?
• Wissen Sie, wann und wo Ihr Chef zu erreichen ist?
• Hat Ihr Chef einen Reiseplan?
• Welche Vollmachten müssen verteilt werden?

 Checkliste Geschäftsreisen: Denken Sie auch …

• Visitenkarten, Kalender, Schreibmaterial, wichtige Adressen und Telefonnummern, Angebotsvorlagen, Prospektmaterial, Laptop, Akkus, Handy, Ladegerät, Adapter etc.
• Sind alle Unterlagen von Ihrem Chef vollständig?

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