So gestalten Sie die Kooperation mit Ihrem Elternbeirat effizient

Bald ist es wieder so weit: Ein neuer Elternbeirat wird in Ihrer Einrichtung von den Eltern gewählt. Ihre Kolleginnen und Sie hoffen, dass die Zusammenarbeit mit dem neuen Beirat gelingt, denn ein Beirat kann Ihre Arbeit im besten Fall unterstützen und bereichern. Stärken Sie deshalb die Zusammenarbeit mit dem Elternbeirat von Anfang an. Die folgenden Schritte unterstützen Sie dabei.

1. Schritt: Erwartungen darstellen
Stellen Sie in der ersten gemeinsamen Sitzung immer wieder die Frage nach den Erwartungen der Elternbeiräte. Alle Mitglieder Ihres Teams und wenn möglich auch Ihr Träger sollten bei der Sitzung anwesend sein, in der die Erwartungen geklärt werden.

Bringen Sie von den Elternbeiräten bei der Abfrage der Erwartungen Folgendes in Erfahrung:

  • Was erwarten die Eltern von ihrem Amt als Elternbeirat? Welche Ziele haben sie? Welche Fragen haben die Eltern zu ihrem Amt?
  • Welche  Informationen benötigen sie?
  • Welche Motivation leitet sie, sich im Elternbeirat zu engagieren? Wie möchten sie sich einbringen? Wie sehen sie ihre Rolle als Elternbeirat?
  • Welche Vorschläge zur Mitwirkung wollen sie unterbreiten? Welche neuen Ideen für  die Zusammenarbeit haben sie? Wie viel Zeit können sie investieren?

2. Schritt: Regeln gemeinsam aufstellen
Sammeln Sie gemeinsam mit dem Elternbeirat und Ihrem Team Vorschläge, wie die gelungene Zusammenarbeit von beiden Seiten ausgebaut werden kann. Fassen Sie die Vorschläge zusammen und entwickeln Sie gemeinsam den Rahmen für die Kooperation.

Exemplarische Regeln, die die Kooperation mit Ihrem Elternbeirat regeln, lesen Sie hier:

  1. Einladung: Der Elternbeirat wird mindestens 10 Tage vor einer Sitzung schriftlich durch die Leiterin oder den 1. Vorsitzenden des Beirats eingeladen.
  2. Tagesordnung: Die Tagesordnungspunkte einer Sitzung setzen sich aus Vorschlägen der Einrichtung und der Eltern zusammen.
  3. Häufigkeit der Sitzungen: Der Elternbeirat trifft sich mindestens 1-mal in 3 Monaten, bei Bedarf, z.B. vor anstehenden Festen, auch häufiger.
  4. Moderation: Die Moderation der Sitzung übernehmen wechselweise die Elternbeiratsvorsitzende und die Leiterin der Einrichtung.
  5. Mitbestimmung & Zusammenarbeit: Über neue Formen der Zusammenarbeit stimmen Elternbeiräte und das Team der Kindertagesstätte ab. Ausschlaggebend ist der Mehrheitsentscheid.
  6. Dokumentation: Ein Mitglied des Elternbeirats wird zu Beginn der Wahlperiode zum Schriftführer ernannt und erstellt von jeder Sitzung ein Ergebnisprotokoll.
  7. Verteiler: Ein Exemplar des Protokolls erhält die Einrichtung, die Elternbeiräte bekommen das Protokoll und eines wird im Schaukasten für alle Eltern ausgehängt.

3. Schritt: Einsatz ermöglichen
Elternbeiräte möchten sich häufig sehr engagiert in die Arbeit der Kindertagesstätte mit einbringen. Nutzen Sie dieses enorme Potenzial und geben Sie den Eltern die Chance, sich als Elternbeirat nach Kräften einzusetzen und zu verwirklichen. Geben Sie Elternbeiräten in jeder Sitzung die Gelegenheit, neue Ideen oder Innovationen einzubringen.

Halten Sie diese Ideen schriftlich fest und wählen Sie am Ende der Sitzung gemeinsam mit den Eltern die besten Ideen aus. Erstellen Sie mit dem Elternbeirat anschließend einen Plan, wie und wann die Ideen realisiert werden können. Möglicherweise gibt es eine derartige Fülle an Ideen, dass Sie diese in einer Art Jahresplanung festhalten können. Die Zusammenarbeit mit Ihrem Elternbeirat kann sich fruchtbar entwickeln, wenn Sie bereit sind, die Eltern aktiv mit einzubeziehen und ihre Vorschläge ernst zu nehmen.

Checkliste: So gelingt eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Elternbeirat

  • Sie haben die Erwartungen von Elternbeirat und Einrichtung geklärt.
    Alle Fragen zum neuen Amt haben Sie beantwortet.
    Die Elternbeiräte haben ihre Ideen zur Mitwirkung benannt.
    Sie haben Regeln erstellt, die für eine gute Zusammenarbeit und für Elternbeiratssitzungen gelten.
  • Sie haben festgelegt, wer zu den Sitzungen einlädt.
  • Sie haben abgestimmt, wie die Tagesordnungspunkte aufgestellt werden.
  • Sie haben darüber gesprochen, wer die Moderation der Elternbeiratssitzungen übernehmen wird.
  • Sie haben festgelegt, dass von jeder Sitzung ein Protokoll angefertigt wird.
  • Den Verteiler des Protokolls haben Sie bestimmt.
  • Sie haben in der Sitzung innovative Ideen der Elternbeiräte gesammelt.
  • Sie haben die Ideen schriftlich fixiert.
  • Sie haben mit den Eltern einen Plan erstellt, wann und wie die Ideen
    realisiert werden.