Tatsache ist jedoch auch, dass die elektronische Zeiterfassung ebenso für erhöhte Motivation und Flexibilität sorgen kann, es lohnt sich also ein genauerer Blick, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
Zeiterfassung – Vor- und Nachteile
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Vorteile |
Nachteile |
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Zeit- und Kostenersparnis durch die automatische Datenübernahme in das System |
Mitarbeiter fühlen sich kontrolliert von ihren Vorgesetzten, was zu Vertrauensverlust und einem schlechteren Betriebsklima führt |
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Die Arbeitszeitkonten bieten je nach Auftragslage erhöhte Effizienz |
Mehrkosten können dann entstehen, wenn Unternehmen Überstunden vergüten, da in diesem Fall jede Minute genauestens dokumentiert wird |
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Verschiedene Tätigkeiten und Arbeitsschritte werden getrennt erfasst, wodurch hohe Flexibilität geboten wird |
Ergebnisorientierte Arbeit könnte in den Hintergrund geraten, da die Mitarbeiter sich durch die Zeiterfassung zu stark „gegängelt“ werden |
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Gezieltes Controlling wird mittels grafischer und tabellarischer Mitarbeiterübersichten, Abwesenheiten und Arbeitszeitprofile möglich |
Schwachstellen des Systems werden möglicherweise ausgenutzt, um möglichst viel Arbeit anzuhäufen |
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Dank der Auswertungen und Buchungsdaten wird optimale Transparenz geboten, die bei Bedarf auch für jeden Mitarbeiter ersichtlich ist |
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Wer sich letztendlich für die Einführung der Zeiterfassung entscheidet, der kann und sollte diese außerdem so individuell wie möglich zur Verfügung stellen, damit sie sich ideal auf die Mitarbeiter anwenden lässt. Dies lässt sich beispielsweise realisieren, indem neben der Software auf dem Computer beispielsweise auch eine mobile Version vorhanden ist.
Die easyJob
Projektsoftware für Stundenerfassung zur genauen Projektabrechnung hält
diesbezüglich beispielsweise eine Vielzahl von weiteren Alternativen bereit,
sodass die Zeiterfassung ganz nach Belieben über verschiedene Funktionen
erfolgen kann. Ausgerichtet auf die individuelle Arbeitsweise und die
Strukturen der Jobentwicklung können sich Mitarbeiter daher frei entscheiden,
ob sie vielleicht lieber einen Tageszettel ausfüllen, mit einer integrierten
Stoppuhr arbeiten oder eine Wochenübersicht führen möchten.
Mikropausen – ein problematisches Thema?
Passend zum flexiblen Arbeiten mittels Zeiterfassung ist auch das Thema "Mikropause“ ein wichtiger Faktor, der sich ebenfalls positiv auf das Betriebsklima und die Produktivität auswirkt und damit bestens für die zeitgleiche Einführung im Betrieb geeignet ist.
Unter sogenannten Mikropausen werden regelmäßige Kurzpausen während der Arbeitszeit verstanden, die heutzutage immer etablierter sind. Sie erlauben dem Organismus sich im Laufe des Arbeitstages immer wieder zu regenerieren – dafür genügt beispielsweise bereits das Schließen der Augen für eine Minute und das Lösen von der permanenten Anstrengung des Bildschirms, um so wieder ein wenig zu sich selbst und seinen geistigen Ressourcen zu finden.
Auch Denkblockaden, kleine Konzentrationsschwächen oder das schlichte Abgelenkt sein können so effektiv bekämpft werden. Demnach sind Mikropausen also durchaus eine sinnvolle Möglichkeit, um im Arbeitsalltag neue Kraft zu schöpfen und selbst wissenschaftlich ließ sich dieser Effekt bereits mehrfach belegen.
Zahlreiche Studien belegen die Wirksamkeit von Mikropausen
Viele Arbeitnehmer meinen, dass Mikropausen jedoch nur im eigenen Büro möglich sind und trauen sich daher schlichtweg nicht, vor den Augen der anderen Mitarbeiter ganz bewusst einfach einmal nichts zu tun. Und tatsächlich gehört wohl auch ein wenig Zivilcourage dazu, diese Pausenkultur bewusst auszuleben, selbst wenn es sich dabei auch nur um ein paar Minuten handelt.
Mittlerweile gibt es allerdings auch immer mehr Unternehmen, die ihre Mitarbeiter sogar dazu ermutigen, regelmäßige Mikropausen einzulegen, da sie um die positiven Effekte wissen – dazu zählen unter anderem auch namhafte Unternehmen wie IBM oder Axa Winterthur. Zudem erfordert die Integration von Mikropausen keinen großen organisatorischen Aufwand oder hohe Kosten, sondern lediglich die Bereitschaft der HR-Führung, sich auf dieses "Experiment" einzulassen.
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In Bezug auf die Zeiterfassung können Mikropausen ganz unterschiedlich gehandhabt werden. Einige Unternehmen bestehen darauf, dass selbst Toilettenpausen im Konto verzeichnet werden, während andere wiederum nur den Gang zum Bäcker oder die Raucherpause als relevant einstufen. Wichtig ist hierbei eine gerechte Buchung, bei der sich kein Arbeitnehmer benachteiligt fühlen muss.
Elektronische Zeiterfassung auf dem Rückzug?
Obwohl die elektronische Zeiterfassung im Grunde zahlreiche Vorteile bietet, so ist sie mittlerweile teilweise bereits wieder auf dem Rückzug, was vor allem dem Umstand geschuldet ist, dass viele Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter am liebsten gar nicht genauer dokumentieren wollen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Arbeitnehmer insgesamt zu viel arbeiten und so womöglich die Arbeitnehmerrechte relevant werden.
Ein anderer Grund ist aber auch das eigenverantwortliche Zeitkontenmanagement, welches Mitarbeiter oder Abteilungsleiter selbständig delegieren. Der Vorteil dieser Arbeitsweise liegt vor allem darin, dass flexibel reagiert werden kann und die Mitarbeiter nicht selten motivierter und ergebnisorientierter arbeiten.
Auch Überstunden werden so aufgrund der Kulanz sich selbst gegenüber meist erst später notiert, wenn eine selbstbestimmte Grenze erreicht ist. Diese Art der Vertrauenszeitarbeit funktioniert freilich nicht in jedem Betrieb und sollte auch auf einer gewissen Vertrauensbasis gründen, gleichzeitig ist außerdem darauf zu achten, dass sowohl Ruhezeiten als auch Freizeitausgleich selbständig wahrgenommen werden.
Gesetzliche Lage bezüglich der Zeiterfassung
Wer die Prozesse innerhalb eines Unternehmens in Zukunft mithilfe einer Zeiterfassungssoftware optimieren möchte, der benötigt hierfür in der Regel die Akzeptanz der Mitarbeiter, insbesondere dann, wenn diese das System auch selbst bedienen müssen. Darüber hinaus müssen außerdem eine Reihe von Gesetzen befolgt werden, nämlich folgende:
- Das allgemeine Persönlichkeitsrecht
- Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
- Das Telekommunikationsgesetz (TKG)
Im Idealfall wird der Betriebsrat, sofern vorhanden, zu diesem Zweck versammelt und schließt eine Betriebsratvereinbarung ab, in der alles Notwendige geregelt ist. Der Rat hat einerseits ein starkes Mitspracherecht, erfüllt gleichzeitig aber auch die Schutz- und Überwachungspflichten.
Die Eingriffe in die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter sollten so gering wie möglich sein, außerdem muss das geltende Recht eingehalten werden, beispielsweise in Form der Rechtmäßigkeit der Datenerhebung, der Vereinbarung und Nutzung personenbezogener Daten oder der technischen und organisatorischen Datenschutzmaßnahmen. Diese und weitere Rechte werden detailliert im § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG erläutert, ebenfalls zu berücksichtigen ist außerdem das Mitbestimmungsrecht nach