Zahlreiche Studien belegen eindrucksvoll, dass eine unproduktive Ablauforganisation einen verhältnismäßig großen Anteil der Wertschöpfung auffrisst. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre eigene Ablauforganisation von Zeit zu Zeit einer kritischen Betrachtung unterziehen. Wie Sie dabei vorgehen können, sehen Sie hier am Beispiel Vereinfachung des Bestellvorgangs.
Der Bestellvorgang in der Ablauforganisation
Analysieren Sie den Teil der Ablauforganisation akribisch, der den gesamten Bestellvorgang betrifft:
- Wer macht was im Unternehmen?
- Wer braucht welche Informationen?
- Wo entstehen die Doppelarbeiten?
- Wer unterschreibt?
- Wie werden die Daten übergeben?
Es gilt zu ermitteln, wie lange es dauert, bis die Auftragserfassung sowohl intern als auch in der Abstimmung mit dem Kunden fertig abgeschlossen ist und die nächste Stufe im Rahmen der Abarbeitung des Auftrags erreicht wird.
Die häufigsten Möglichkeiten einer spürbaren Zeitersparnis in diesem Teil der Ablauforganisation gehen in Richtung:
- Verkleinerung des Angebots.
- Standardisierung des Angebots.
- Flatrate-Lösungen, die bis zu einem bestimmten Rahmen die typischen Aufträge abdecken.
- Auftrag wird direkt vom Kunden angelegt, wie es z.B. bei online-Bestellungen funktioniert.
- Der Auftrag entsteht, während beide Seiten gleichzeitig die Dateneingabe verfolgen, z. B. im Reisebüro. Über webbasierte Lösungen ist dies auch räumlich getrennt möglich.
Die Optimierung des Bestellvorgangs führt auf diese Weise zu einer deutlichen Kostenersparnis und erhöht die Wertschöpfung. Nun können weitere Teile der Ablauforganisation wie die Auslieferung und die Rechnungserstellung in ähnlicher Weise vereinfacht werden. Mit einer optimierten Ablauforganisation haben Sie die Möglichkeit, sich von Ihrem Wettbewerb zu unterscheiden und sich Ihren Kunden gegenüber als attraktiver und leistungsfähiger Partner darzustellen.
Die Optimierung der Ablauforganisation ist dem Programm "Lean Growth – Schlank wachsen im Aufschwung" entnommen. Das Programm analysiert die Struktur des aktuellen Wachstums und unterstützt Unternehmen dabei, im Aufschwung effizienter, wertschöpfender und nachhaltiger zu wachsen.