So profitieren Firmen von einem externen Telefondienst

Das Telefon ist und bleibt für Firmen ein sehr wichtiges Kommunikationsmittel, nicht nur innerbetrieblich, sondern vor allem als Bindeglied zum Kunden. Vor allem Ältere nutzen das traditionelle Medium am liebsten. Sie legen Wert auf eine direkte Kommunikation.

Gerade beim ersten Kontakt muss ein Unternehmen einen professionellen und freundlichen Eindruck machen, sonst ist der Neukunde schnell wieder weg.

Auch Bestandskunden fordern Zuverlässigkeit und Hilfsbereitschaft am Telefon: Ihre Anliegen sollten schnell und souverän beantwortet werden, also ist heutzutage eine ständige Erreichbarkeit – und zwar mindestens während der Geschäftszeiten – für Firmen enorm wichtig.

Externer Telefonservice oder ein eigenes Sekretariat?

Für viele Unternehmen kann es sinnvoll sein, die Kundenkommunikation auszulagern und sich von einem externen Telefon-Dienstleister helfen zu lassen. Gerade sehr kleine Unternehmen oder Freiberufler können auf diese Weise ohne festangestellte Arbeitskräfte auskommen und dennoch für die Kundschaft erreichbar sein. Selbst für Firmen, die ein eigenes Sekretariat haben, kann der externe Telefondienst praktisch sein: Er wird einfach dazu geschaltet, wenn das Sekretariat einmal nicht besetzt ist – beispielsweise während der Urlaubszeit, am Feierabend oder einfach nur während der Mittagspause.

Und so funktioniert der Service

Der Mitarbeiter des externen Telefonservices meldet sich mit Namen des Unternehmens und nimmt die Anrufe für die Firma entgegen. Auf Wunsch kann der Mitarbeiter auch an einer Schulung im Unternehmen teilnehmen, in der er die Produkte oder Dienstleistungen sowie die Zuständigkeiten einzelner Mitarbeiter kennenlernt. Ruft ein Kunde an, wird eine Gesprächsnotiz angefertigt, die alle wesentlichen Informationen umfasst. Diese Daten werden per Mail ans Unternehmen geschickt.

Besonders dringende Anrufe können auch direkt weitergeleitet werden – zum Beispiel aufs Smartphone des betreffenden Mitarbeiters. Dienstleister bieten unterschiedliche Leistungen, um die uneingeschränkte Erreichbarkeit von Firmen zu gewährleisten. Das Angebot der Dienstleister variiert zwischen der Light-Version, die beispielsweise nur während der Mittagspause arbeitet, bis hin zu einem Telefondienst rund um die Uhr.