Das Ergebnisprotokoll
-
dokumentiert Ideen, Ergebnisse, Beschlüsse und Termine,
-
dient als Impulsgeber für die nächste Besprechung,
-
informiert Abwesende und
-
ermöglicht Rekonstruktion von Gedankengängen.
So klären Sie dauerhaft, wer das Ergebnisprotokoll führt
Bei vielen Besprechungen fällt als erstes auf, dass ein Protokollführer fehlt. Energieraubendes Herumgedruckse beginnt. Ersparen Sie sich und den Teammitgliedern diese Peinlichkeit! Bestimmen Sie jeweils im Vorfeld, wer protokolliert oder entscheiden Sie sich für eine dieser Möglichkeiten:
-
Jedes Mal ist ein Anderer dran.
-
Er wird ein externer Protokollant ernannt, z. B. eine Assistentin oder eines der Teammitglieder, das diese Aufgabe gern macht.
Standardisieren Sie Ihr Ergebnisprotokoll
Um ein dauerhaft hohes Qualitätsniveau bei Protokollen sicherzustellen, können Sie auch ein einfaches Formular nutzen. Das hat folgende Vorteile: Sie vergessen keine Standards und neue Teammitglieder können sich schnell einlesen. Wer bei der Besprechung verhindert war, ist zudem ganz schnell auf dem Laufenden.
Fotografieren Sie Ihre Ergebnisse
Wenn Sie bei Ihren Besprechungen die Ergebnisse auf Flipcharts bannen, können Sie ganz einfach ein Fotoprotokoll erstellen. Fotografieren Sie die Tafel mit einer digitalen Kamera ab und verschicken Sie die Aufnahmen per E-Mail an die Teilnehmer der Teamsitzung. Sie sparen damit Zeit, denn Sie müssen nichts abschreiben.