Prozesscontrolling
Nicht nur für den Planungsprozess, auch für das Follow Up, also für das Umsetzungscontrolling, ist ein Berater oder Coach als Moderator und "externer Controller" als wertvolle Unterstützung hervorragend einsetzbar.
Wenn der Alltag wiederkehrt
Das kennen wir alle: Der Planungsprozess ist abgeschlossen, Ziele und Maßnahmen, Mittel und Kompetenzen sind geplant und definiert. Die Beteiligten kehren an ihre Arbeitsplätze zurück, und schon hat der Alltag sie wieder!
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Follow Up – Intervalle festlegen
Es ist empfehlenswert, möglichst im Rahmen des Planungsprozesses bereits festzulegen, wie das Controlling der Umsetzung, also das Follow Up, erfolgen soll. Nur damit ist eine möglichst maximale, zielsichere Steuerung der Zielerreichung machbar.
Internes Prozesscontrolling
Arbeiten Sie mit Zielvereinbarungen! Das bietet Ihnen viele Gelegenheiten, über die Umsetzung und deren jeweiligen Stand zu sprechen, zum Beispiel:
- Informieren Sie sich regelmäßig, auch im Tagesgeschehen!
- Bauen Sie den Stand der Zielplanung und -erreichung in Ihre Wochengespräche ein!
- Tun Sie dies ebenso im Rahmen der Führungsgespräche!
- Veranstalten Sie einen oder zwei Controlling-Workshops zum Stand der Umsetzung "zwischen den Jahren"!
- Erinnern Sie bei Projektsitzungen die Teilnehmer daran, was die Zielsetzung ist!
Vorteile eines Externen
Hier wiederum einen Externen einzubinden, der möglichst auch in der Planungsphase dabei war, macht wirklich Sinn! Er ist selbst mit der Umsetzung der Maßnahmen nicht betraut und verfolgt objektiv, gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, den tatsächlichen Umsetzungsprozess. Er kann als Nichtverantwortlicher anders an die Hintergründe herangehen, Notwendigkeiten und Verantwortlichkeiten erneut sensibilisieren und personalisieren. Er erkennt schnell interne Behinderungen oder die allzu verbreitete Betriebsblindheit.
Notwendige Kurskorrekturen
Pläne weichen in der Phase der Realisation häufig von der Realität ab, das haben sie nun mal so an sich. Sie basieren auf bestimmten Annahmen, nehmen die Zukunft vorweg und damit werden sie abhängig und anfällig, unter anderem von Rahmenbedingungen. Nutzen Sie deshalb, wo immer Sie können, die Gelegenheit zur Feststellung der bereits realisierten Planumsetzung und zur daraus möglichen bzw. notwendigen Kurskorrektur.
Abweichungen ermitteln
Ermitteln Sie, wo Sie stehen bzw. Ihre Mitarbeiter. Wie groß ist die Abweichung bereits? Was kann und muss jetzt getan werden, um gegenzusteuern? Und dann erarbeiten Sie bzw. lassen Sie ein Korrekturprogramm erarbeiten.
Neubestimmung des Weges/Interne Kommunikation
Diesen eventuell geänderten Kurs müssen Sie jetzt intern, möglicherweise auch extern, allen davon betroffenen Mitarbeitern "verkaufen". Auch hier kann Ihnen ein externer Berater zur Seite stehen. Er kann, losgelöst von eigenen Verantwortlichkeiten, den Umsetzungsverlauf und die Entstehung notwendigen Korrekturbedarfs der Planumsetzung darstellen.
Prozesskontrolle zur Motivation nutzen
Natürlich gibt es neben Abweichungen nach unten auch Abweichungen, die in die andere Richtung gehen. Insofern sollte das Prozesscontrolling auch immer als Chance zur Motivation verstanden werden. Erfolge, auch die kleinen Erfolge, sind nicht selbstverständlich und enthalten immer auch Motivations- und Stimulationspotentiale.
Fazit:
- Auch der zielführende Planumsetzungsprozess bedarf einer wirkungsvollen Steuerung!
- Legen Sie bereits in der Planungsphase fest, wie diese während des anlaufenden Jahres aussehen soll!
- Nutzen Sie dabei auch die kleinen Gelegenheiten, um die Ziele zu thematisieren und damit Steuerungen auszulösen!
- Überlegen Sie die Vorteile, einen Externen in diese Steuerungsarbeit einzubeziehen!
- Nutzen Sie den Kontrollprozess zur Motivation, er hat’s in sich!
Freundliche Grüße aus Krefeld und viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht Ihnen
Theo van der Burgt