Projektdokumentation leicht gemacht
Da Ihre Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten arbeiten, ist es sinnvoll, einen zentralen Speicherplatz im Internet einzurichten. Bitten Sie Ihren Systemadministrator, eine Seite auf Ihrer Webseite einzurichten, mit dem Stichwort "Extranet".
Hier haben nur Benutzer mit einem festgelegten Passwort Zugang. Solche Projektplattformen werden in vielen Projekten zwar schon für den schnellen Austausch von Dateien genutzt. Das allein ist aber noch keine Projektdokumentation.
Wenn Sie sich für eine elektronische Projektdokumentation entschieden haben, müssen Sie auch alle Dokumente einscannen, die nur in Papierform vorliegen, beispielsweise Verträge, Angebote und Rechnungen. Legen Sie zuvor im Projektteam genau fest, wer Dokumente erstellen und ändern darf. So schützen Sie die Integrität der Daten.
Projektdokumentation mit klarem Layout
Geben Sie für die wesentlichen Projektunterlagen wie Sitzungsprotokolle, Statusberichte, Stellungnahmen etc. ein Layout vor. Die Kopf- und Fußzeile der erstellten Projektunterlagen sollten die folgenden Informationen enthalten:
- Titel und Datum (letzte Änderung)
- Autor
- Seitenzahl
- Versionsnummer
- Angesprochener Personenkreis
- Eventuell Vermerk über die Nutzungsrechte
- Hinweis über gewünschte Reaktionen mit Termin
Außerdem erleichtern Sie die Zusammenarbeit, wenn Sie einheitliche Dokumenttitel vorgeben statt verwirrende Abkürzungen. Eine Versionsnummer im Dokumententitel, beispielsweise das Datum im Format JJMMTT nach dem Dokumentnamen, erleichtert die chronologische Auflistung.