Mahnungen schreiben: Welches ist der richtige Zeitpunkt?

Für Sie als Gründer ist es entscheidend, dass Ihre Kunden direkt oder zumindest zeitnah bezahlen. Ist dies nicht der Fall, wird früher oder später eine Mahnung fällig. Reagiert der Kunde hierauf nicht rechtzeitig, sollten Sie eine zweite Mahnung schreiben.
Wenn Sie Ihre Verkaufskonditionen festgelegt haben, ist es wichtig, dass Sie der angekündigten Rechnungs- bzw. Bezahlfrist und dem Verstreichen des Termins, dann auch tatsächlich die Mahnung folgen lassen. Die folgende Musterformulierung hilft weiter.
Bei einer Mahnung können Sie zugleich Verzugszinsen berechnen und eine Mahngebühr erheben. Die Verzugszinsen richten sich nach einem allgemein gültigen Basiszinssatz, der sich nach den Leitzinsen der Banken berechnet. Demnach ist es wichtig, dass Sie sich jederzeit aktuell über den richtigen Basiszinssatz informieren, um die Verzugszinsen genau zu berechnen.
Sie sollten Mahnungen schreiben wenn …
Die Regeln für die richtige Mahnung sind relativ einfach: Ihr Kunde gerät mit der Zahlung in Verzug, wenn …
  • der von Ihnen genannte Zahlungstermin überschritten ist (§ 286 BGB) oder
  • Sie aktiv mit einem Schreiben die fällige Zahlung anmahnen oder
  • 30 Tage seit dem Kauf vergangen sind.
Der günstigste Weg für Sie: Legen Sie in Ihrer Rechnung ein Datum fest, bis zu dem die Zahlung erfolgen soll. Der säumige Schuldner ist schon am Tag darauf automatisch in Verzug. Schreiben Sie also in Ihre Rechnung vom 20.9.2006: "Zahlbar bis zum 3.10.2006." Dann ist der Kunde ab 4.10.2006 in Verzug und Sie sind berechtigt, eine Mahnung zu schicken
Unternehmer sind auch ohne Mahnung nach 30 Tagen in Verzug
Haben Sie keinen Zahlungstermin per Datum genannt, kommt Ihr Schuldner, wenn es sich um ein Unternehmen handelt, ganz ohne Mahnung automatisch nach spätestens 30 Tagen in Verzug. Wenn Ihr Kunde kein Unternehmen, sondern normaler Verbraucher ist, gilt die 30-Tage-Regelung nur, wenn Sie in Ihrer Rechnung ausdrücklich darauf hinweisen.
Eine erste Mahnung sollte zunächst darauf abzielen, dass Sie ein Versehen des Kunden annehmen („Sicher haben Sie vergessen/übersehen..“). Bei der zweiten Mahnung sollten Sie jedoch schon bestimmter formulieren („Leider müssen wir feststellen..“).
Tipp: Es ist nicht sinnvoll, endlos Mahnungen zu schicken. Spätestens nach der 5. oder 6. Mahnung wird sich der Kunde über die Brief- oder E-Mail-Flut amüsieren. Daher sollten Sie schon in der zweiten Mahnung, die zugleich die letzte sein soll, sozusagen Nägel mit Köpfen machen und die Punkte Verzugszinsen und Mahngebühr klar und deutlich ansprechen.
Beispiel-Mahnung
Hier ein Beispiel für eine zweite bzw. letzte Mahnung:
Meine Rechnung vom 14. September 2006
Rechnungsnummer 123456
Zweite und letzte Mahnung
Sehr geehrter Herr Meier,
zu meinem Bedauern muss ich feststellen, dass Sie die oben genannte Rechnung über XX Euro trotz meiner Zahlungserinnerung vom 14. Juli 2006 und einer 1. Mahnung vom 14. August 2006 bis heute nicht bezahlt haben.
Ich fordere Sie deshalb ein letztes Mal auf, diesen Betrag umgehend zu bezahlen. Dazu verlange ich Verzugszinsen in Höhe von YY Euro und eine Mahngebühr in Höhe von ZZ Euro.
Sollte der Gesamtbetrag von XYZ Euro nicht bis zum 28. September 2006 auf meinem Konto eingegangen sein, sehe ich mich leider gezwungen, ein gerichtliches Mahnverfahren gegen Sie zu beantragen.
Ein bereits ausgefülltes Formular für Ihre Überweisung habe ich diesem Schreiben beigefügt.
Mit freundlichen Grüßen
Einzelhändler Mustermann
So finden Sie den richtigen Zinssatz für Ihre Mahnung
Den aktuellen Basiszinssatz können Sie z.B. auf der Seite www.basiszinssatz.info einsehen. Dort ist auch genau definiert, welcher Zinssatz für normale Verbraucher und welcher für Unternehmen gilt. Sie können den Zinssatz aber auch bei Ihrer Hausbank erfragen. Der momentane Zinssatz gilt bis zum 31. Dezember 2006.

Beachten Sie, dass sich danach eine Änderung ergibt, da die Zinssätze jedes halbe Jahr neu berechnet werden. Dies geschieht u.a. auf Basis der Leitzinsen der Europäischen Zentralbank (EZB).
Die Berechnung von Verzugszinsen ergibt sich für Sie als Unternehmer derzeit aus den folgenden Zinssätzen: Der aktuelle Basiszinssatz liegt (seit 1. Juli 2006) bei 1,95 %

  • plus 5 % p.a. bei Verbrauchern = 6,95 % p.a. bzw.
  • plus 8 % p.a. bei Unternehmern = 9,95 % p.a.

Dabei ist zu beachten, dass Sie tagesgenau rechnen müssen. Dies können Sie leicht anhand der beiden folgenden Beispiele nachvollziehen:

Beispiel Otto-Normal-Verbraucher
Die Forderungssumme beträgt 500 €. 6,95 % davon sind die Verbraucher-Verzugszinsen für ein Jahr (360 Tage) = 34,75 Euro. Bei 120 Verzugstagen ergibt sich also ein Wert von (120/360) = 11,58 Euro Verzugszinsen auf eine Rechnungssumme in Höhe von 500 Euro.

Beispiel Unternehmen
Die Forderungssumme beträgt 500 €. 9,95 % davon sind die Unternehmer-Verzugszinsen für ein Jahr (360 Tage) = 49,75 Euro. Bei 120 Verzugstagen ergibt sich also ein Wert von (120/360) = 16,58 Euro Verzugszinsen auf eine Rechnungssumme in Höhe von 500 Euro.