Im Rahmen der Jahresgespräche mit Ihren Mitarbeitern bietet sich jetzt für Sie eine gute Gelegenheit, gemeinsam mit dem jeweiligen Mitarbeiter seine Stellenbeschreibung kritisch zu prüfen und auf den neuesten Stand zu bringen.
5 Gründe, warum eine aktuelle Stellenbeschreibung so wichtig ist
1. Sie schaffen Transparenz. Jeder Mitarbeiter sieht schwarz auf weiß, welche Anforderungen an ihn gestellt werden, wem er selbst und wer wiederum ihm unterstellt ist.2. Sie unterstützen die Motivation. Ihre Mitarbeiter überblicken ihren gesamten Kompetenzbereich. Das erhöht das Verantwortungsbewusstsein, die Arbeitszufriedenheit und damit auch die Motivation.3. Sie schaffen übersichtliche Strukturen. Wenn Sie die Stellenbeschreibungen gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern einmal jährlich auf den aktuellen Stand bringen, sorgen Sie damit automatisch dafür, dass die Arbeit in Ihrem Team klar strukturiert wird. Das wirkt sich positiv auf Qualität und Effizienz aus.
4. Sie vermeiden Kompetenzüberschneidungen. Jeder Mitarbeiter verfügt über eine eindeutige Definition seiner Aufgabenbereiche und kennt seine Befugnisse. Diskussionen über Zuständigkeiten und damit verbundenen Reibungsverlusten beugen Sie so vor.
5. Sie verfügen über aktuelle Informationen bei Neubesetzungen. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter für eine Stelle suchen, können Sie die Stellenbeschreibung bei der Formulierung der Stellenanzeige zu Grunde legen bzw. diese dem Personalberater oder Headhunter vorlegen, damit er einen passenden Mitarbeiter identifizieren kann.
Zum anderen ist die Beteiligung des Mitarbeiters eine Grundvoraussetzung dafür, die Arbeitsstelle motiviert auszufüllen. Diese Elemente muss eine Stellenbeschreibung grundsätzlich enthalten:
- die Stellenbezeichnung der beschriebenen Stelle
- den derzeitigen Stelleninhaber
- die Abteilung, der die Stelle zuzuordnen ist
- die Stellenbezeichnung des unmittelbaren Vorgesetzten
- die Stellenbezeichnungen der direkt unterstellten Mitarbeiter (soweit vorhanden) und
- die Vertretungsregelung
Auch den Namen des Stelleninhabers sollten Sie mit aufnehmen. Dadurch wird sich Ihr Mitarbeiter stärker mit der Stellenbeschreibung identifizieren. Die Namen der über- und unterstellten Mitarbeiter müssen Sie nicht unbedingt nennen.
Wichtig: Halten Sie die Stellenbeschreibungen flexibel. Nehmen Sie in jede Stellenbeschreibung einen Hinweis auf, der Ihnen eine einseitige Änderung oder Erweiterung der Aufgaben ermöglicht, z. B. "Änderungen vorbehalten" oder "… und andere, dem Stellenzweck dienliche Tätigkeiten". Verweisen Sie in Arbeitsverträgen auch immer nur auf die Stellenbeschreibung "in ihrer jeweils gültigen Form". So bewahren Sie sich Ihr Direktionsrecht und ersparen sich etwaige Änderungskündigungen.
Achtung: Wenn Sie in einer Stellenbeschreibung den Namen eines Mitarbeiters aufnehmen, müssen Sie bei einem Personalwechsel nicht nur dem neuen Mitarbeiter ein aktuelles Exemplar aushändigen, sondern auch der Personalabteilung.
Diskutieren Sie die Stellenbeschreibungen mit Ihren Mitarbeitern in regelmäßigen Abständen: Regen Sie Ihre Mitarbeiter zu Kritik und Verbesserungsvorschlägen an, die den aktuellen organisatorischen Erfordernissen im Team und im Unternehmen gerecht werden. Auf diese Weise bleibt die Organisationsstruktur immer im Fluss und erhöht damit die Arbeitseffizienz.
Tipp: Beziehen Sie die Stelleninhaber unbedingt mit ein, wenn Sie Stellenbeschreibungen aktualisieren oder ändern. Zum einen kann Ihnen Ihr Mitarbeiter wichtige Informationen dazu geben, wie die Stellenbeschreibung umformuliert werden muss, damit die Zusammenarbeit mit den anderen Mitarbeitern noch besser organisiert werden kann.