Lean/Six Sigma: Drei Arten der Aktivitäten
Die Methodologien rund um Lean/Six Sigma unterscheiden drei Arten von Aktivitäten:
- wertschöpfende Aktivitäten (Value Added Activities)
- nicht-wertschöpfende Aktivitäten bzw. Verschwendung (Non-Value Added Activities bzw. Waste)
- Business Value Activities
Wertschöpfende Aktivitäten (Value Added Activities)
Eine wertschöpfende Aktivität stellt einen Prozessschritt dar, der dazu beiträgt, dass Form, Wert oder Funktion positiv verändert wird. Der Kunde bezahlt für diese Aktivität.
Nicht-wertschöpfende Aktivitäten bzw. Verschwendung (Non-Value Added Activities bzw. Waste)
Eine nicht-wertschöpfende Aktivität bzw. Verschwendung ist ein Schritt, der keinen Einfluss auf Form, Wert oder Funktion hat und für den der Kunde nicht bezahlt. Jeder fehlerhafte Schritt, der nicht beim ersten Mal 100% richtig ausgeführt wird, ist ebenfalls eine Verschwendung.
Business Value Activities
Und schließlich eine Business Value Activity – dies ist ein Schritt, der notwendig ist, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten (Beispiele: Einhaltung von Vorschriften, Schreiben von Rechnungen, Dokumentation etc.).
Lean/Six Sigma im Finanzbereich
Weltweit tätige Unternehmen, die ihre Finanzfunktion optimiert haben, reduzieren Zeit und Abfluss anderer Ressourcen für Aktivitäten mit geringer Wertschöpfung (Be- und Verarbeitungsaktivitäten) und investieren die entbundenen Ressourcen für wertschöpfende Aktivitäten, wie z. B. Entscheidungsprozesse.
Der Finanzbereich als solcher bietet extremes Optimierungspotential an – es wird geschätzt (KPMG), dass ca. 30% aller Aktivitäten im Finanzbereich nicht-wertschöpfende Aktivitäten darstellen. Hier einige Beispiele nicht-wertschöpfender Aktivitäten:
- Warten auf fehlende Unterlagen
- Informationen nicht abschlussrelevant aufbereitet
- Häufige Rückfragen notwendig
- Manuelle Datenübertragungen
- Aufwändige Pflege von Excel-Blättern
- Unvollständige Dokumentation
- Kein berichtskonformer Kontenplan
Lean/Six Sigma: Der Kunde ist König!
Bei der Betrachtung der Aktivitäten und Prozesse im Finanzbereich empfiehlt es sich, durch die Augen des Kunden zu sehen – der Kunde wünscht ein Ergebnis, ein gleichmäßiges, qualitativ einwandfreies Produkt (in diesem Falle qualitativ gute, vergleichbare, transparente Berichterstattung) und der Bilanzersteller tendiert oft dazu, ihm den (oft mühsamen) Weg zum Produkt aufzuzeigen (und nicht dessen Ergebnis).