von experto.de Redaktion, veröffentlicht in Unternehmensstrategie
Diese Erfahrung haben Sie sicher schon öfters gemacht: Sie rufen in einem Unternehmen an und wollen eine bestimmte Person sprechen. Die Telefonistin stellt Sie durch und lässt Sie in der Leitung hängen. Abgesehen davon, dass dieses Verhalten unnötige Telefonkosten verursacht, vermittelt es einen schlechten Eindruck.
Schlagen Sie in Ihrem Unternehmen doch einmal Folgendes vor: Lassen Sie Namenkarten für jeden Mitarbeiter in der Abteilung/im Unternehmen anfertigen. Jeder Mitarbeiter, der das Haus länger verlässt oder in einer Konferenz und nicht zu sprechen ist, ruft kurz in der Zentrale an und gibt Informationen über seine Abwesenheit der Telefonistin weiter.
Diese bringt die Namenskarte des Abwesenden auf einer Magnettafel an, die gut sichtbar am Empfang aushängt. Dieser Überblick kann z.B. unterteilt werden in die Kategorien: abwesend (Geschäftsreise, Urlaub oder krank), Meeting, Mittagspause.
Vorteile
Die Telefonistin hat einen guten Überblick und kann dem Anrufer sofort sagen, dass der gewünschte Ansprechpartner nicht im Büro ist und wann er voraussichtlich wieder anwesend sein wird. Als Alternative kann sie dem Anrufer anbieten, ihn zum Sekretariat weiterzuleiten, ihn zur Mailbox des Mitarbeiters durchzustellen oder Namen und Telefonnummer des Anrufers zu notieren und einen Rückruf des Mitarbeiters zu veranlassen.
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