Warum Souveränität wichtig für die Unternehmensplanung ist

Die Souveränität in Sachen Ziel- und Zeitplanung kann in der Praxis ungewollt schnell abhandenkommen. Wenn dies geschehen ist, helfen probate Mittel, sie ebenso schnell wieder herzustellen. Eines davon ist die Gewinnung der so wichtigen Übersicht. Wie Sie dies in Ihrer Unternehmensplanung realisieren, das erfahren Sie in diesem Artikel.

Dokumentation des "Ist-Zustandes" hilft

Machen Sie es sich einfach: Schreiben Sie zunächst alles auf, was Ihnen zu Ihrer persönlichen Ziel- und Zeitplanung bzw. Zeitwirtschaft und damit auch zu Ihren persönlichen Zeitverlusten in den Kopf kommt! Dokumentieren Sie es einfach, unsortiert!

Dauerbrenner berücksichtigen

Das können fremde Aufgaben, Aufgaben und Ziele anderer Abteilungen sein, ineffektive Meetings oder Arbeitsgruppen, ellenlange Personaldiskussionen. An wieder anderer Stelle sind es vielleicht ständige Probleme mit bestimmten Kollegen oder besonders pflegeintensive, zeitraubende Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter.

Denken Sie durchaus auch an die klassischen Dauerbrenner in Form ungelöster Schnittstellen, die fortwährend Ihren Einsatz und Ihre Entscheidung verlangen und Sie immer wieder vom Wesentlichen, von Ihren Zielen, abhalten.

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Unternehmensstrategie   So navigieren Sie Ihr Unternehmen sicher durch turbulente Zeiten!

Analyse zwei Wochen durchhalten

Lassen Sie sich nicht vom Moment hinreißen und fertigen Sie bitte keine entsprechende Situations-Momentaufnahme. Dokumentieren Sie zwei Wochen lang, was Sie tun bzw. getan haben und wohin Ihre Zeit abfließt bzw. abgeflossen ist. Erst dann sollten Sie an weitere Schritte zur Strukturierung und Rückgewinnung Ihrer zeitlichen Souveränität herangehen, denn jetzt haben Sie eine fast vollständige Bestandsaufnahme angefertigt.

Dokumentation schafft Durchblick

Je genauer Sie alle zeitrelevanten Vorgänge in den zwei Wochen Ihrer Beobachtung dokumentieren, desto übersichtlicher und klarer wird Ihre Erkenntnisbilanz. Und diese beginnt im Grunde sofort! Schnell werden Sie lokalisieren, warum Ihre Tage so wenig Zeitreserven vorweisen und in welche Themen Sie Ihre verbleibende Zeit nutzlos, falsch, desorientiert bzw. zweckentfremdet oder unangemessen investieren.

Struktur und Ordnung hineinbringen

Wenn Sie Ihre Dokumentation fertiggestellt und einige Themen wiederum bestimmten Überschriften zugeordnet haben, lassen Sie Ihre Bewertung folgen: Bringen Sie zunächst Struktur und Ordnung in alle von Ihnen dokumentierten Inhalte!

Bedienen Sie sich dabei folgender Fragen, wenn es um die Themen geht, die zwingend von Ihnen erledigt werden sollten:

• Welche von allen Themen sind sehr wichtig, damit ich meine Hauptaufgaben erfolgreich erfüllen kann?
• Worum muss ich mich dabei selbst zwingend kümmern und wie viel Zeit benötige ich je Tag oder Woche/Monat dafür?
• Was ist sehr wichtig für die Erreichung der Ziele meines Verantwortungsbereiches?
• Was muss ich selbst erledigen und wie viel Zeit benötige ich je Woche bzw. Monat dafür?

Themen verlagern

Um die Fülle der Themen auf die Wesentlichen zu konzentrieren und diese erledigen zu können, ohne auf wichtige Bestandteile verzichten zu müssen, helfen folgende Fragen:

• Was kann ich kurzfristig weglassen, mittelfristig vermeiden?
• Wer kann mir helfen und was kann ich wohin delegieren?
• Wie kontrolliere ich die Ergebnisse meines Vorgehens?
• Wen sollte ich jetzt von meinen Erkenntnissen und Entscheidungen informieren?

Fazit:

1. Gewinnen Sie immer zuerst die Übersicht zurück!
2. Fertigen Sie eine chronologische Aufzeichnung an, was alles von Ihnen erledigt bzw. bearbeitet wird.
3. Lassen Sie ruhig zwei Wochen dafür ins Land gehen!
4. Strukturieren Sie die Themen durch und ordnen Sie diese "Überbegriffen" zu!
5. Eliminieren Sie das Nebensächliche und delegieren Sie, wo es richtig und zielführend für die Erledigung von Zielen und Aufgaben ist!

Freundliche Grüße aus Krefeld und viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht Ihnen

Theo van der Burgt  

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