Meetings: Von Zeitverschwendung bis Zeitgewinn
Statistisch gesehen (so diverse Studien), verbrauchen die meisten Organisationen bis zu 20% der Gehaltskosten für schlechte Meetings. Klingt schlecht, oder? Das lässt sich aber ganz unkompliziert beseitigen - ein paar ganz einfache Maßnahmen helfen weiter, um Zeit zu gewinnen (und Gehaltskosten zu sparen).
Meetings
Folgende Merkmale kennzeichnen schlechte Meetings:
- das Meeting findet zwar statt, aber es wird nicht diskutiert
- oder es wird diskutiert, aber keine Entscheidung wird getroffen
- oder es wird entschieden, aber die Entscheidung wird nicht umgesetzt. Dabei helfen ein paar ganz einfache Maßnahmen weiter, um Zeit zu gewinnen (und Gehaltskosten zu sparen).
Vor allem sollte mit Sensibilisierung bzw. Aufklärung angefangen werden. Und zwar, lohnt es sich zu bestimmen, wieviel die Zeit eines durchschnittlichen Mitarbeiters (m/w) wert ist. Bei einem Jahresgehalt von ca. 35.000 EUR kostet eine Stunde ca. 21 EUR, während bei einem Jahresgehalt von ca. 100.000 EUR dieselbe Stunde etwa 60 EUR kostet. Auch über die sog. alternativen Kosten (kann die Zeit der Teilnehmer des Meetings für andere wertschöpfende Aktivitäten eingesetzt werden?) sollte nachgedacht werden.
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Bevor ein Meeting organisiert wird (bzw. eine andere Alternative gefunden wird), empfiehlt es sich, folgende Fragen zu stellen:
- Brauchen wir ein Meeting?
- Was ist das Ziel und die zu erwartenden Ergebnisse?
- Ist ein Meeting das beste Instrument, um die Ziele zu erreichen, gibt es Alternativen – wenn ja, welche?
- Welche Konsequenzen wird es haben, wenn das Meeting nicht stattfindet?
- Nachdem das Meeting zu Ende ist - wie erkennen wir, ob es ein Erfolg war oder ein Misserfolg?
- Unterstützt das Meeting die Ziele des Unternehmens?
Sinnvoll für die Planung eines Meetings ist die Beachtung der sogenannten 4W-Regel:
- W HERE?: Berücksichtigung der Kostenaspekte, gute Erreichbarkeit, gute Infrastruktur der Meeting-Räume.
- W HEN?: Genug Zeit zur Vorbereitung, Zeitpunkt, an dem alle Teilnehmer verfügbar sind, möglichst morgens und nicht am Anfang oder am Ende der Woche.
- W HAT?: Jede Position auf der Agenda sollte einer der Kategorien: Discussion, Information oder Decision zugeordnet werden.
- W HO?: Nur diejenigen sollten eingeladen werden, die wirklich teilnehmen sollten, es gilt das Prinzip: je weniger Teilnehmer, desto besser (weniger ist mehr).
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