Systematisch den Personalbedarf planen

Viele kleine und mittlere Unternehmen haben die Vorteile einer effizienten Personalbedarfsplanung noch nicht erkannt und verzichten gewissermaßen freiwillig darauf, Personalengpässe frühzeitig zu erkennen, das Personal anforderungs- und eignungsgerecht einzusetzen und eine mögliche Personalüberdeckung frühzeitig festzustellen.

Personal ist nicht nur ein erheblicher Kostenfaktor im Unternehmen, sondern auch der wichtigste Erfolgsfaktor. Die Probleme mit dem Faktor Personal sind heute:

1. Das Angebot qualifizierter Arbeitskräfte ist knapp.
2. Die Suche nach geeignetem Personal nimmt zu viel Zeit in Anspruch.

Wenn Sie ein Planungssystem einführen wollen, können Sie die Daten Ihrer Unternehmensplanung als weitere Grundlagen für die Personalplanung benutzen. Sicherlich haben Sie sich Gedanken darüber gemacht, wie sich Ihr Unternehmen die vorhandenen und noch erschließbaren Ressourcen (menschliche, organisatorische und technische) verfügbar machen will und wie Sie sich zukünftig auf Kunden und Mitbewerber einstellen wollen.  

Personalbedarfsplanung muss mit allen Teilplanungsbereichen des Unternehmens verbunden sein. Schließlich bestimmt der Personalbereich die künftigen Personalkosten, die wiederum z. B. in der Finanzplanung zu beachten sind.

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Informationsbeschaffung
Für eine gute Personalbedarfsplanung benötigen Sie ein Mindestgerüst an Informationen. Dazu gehören zum einen Faktoren, die von außen auf das Unternehmen einwirken, wie z. B. die Branchenentwicklung und unternehmensinterne Faktoren, wie z. B. Arbeitsorganisation, Belegschaftsdaten und entgeltbezogene Daten.

Personalbedarfsplanung benötigt Planungszeiträume
Zwei Zeiträume haben Sie zu berücksichtigen:

1. Die kurzfristige, operativ orientierte Personalbedarfsplanung schaut drei Monate bis zu einem Jahr voraus,
2. die mittel- und langfristige Planung schaut drei Jahre und mehr in die Zukunft.

Die kurzfristige Planung bezieht sich dabei auf Entscheidungen für das jeweilige Geschäftsjahr. Die mittel- und langfristige Personalplanung dagegen umfasst eine perspektivische Rahmenplanung. Je länger die Planungszeiträume werden, desto unsicherer wird die Planung, da die Anzahl der veränderlichen Einflussgrößen zunimmt.

Wenn Sie in einem  kleinen oder mittleren Unternehmen arbeiten, erfüllen bereits einfache Hilfsmittel ihren Zweck. Da Sie kaum ein umfassendes Planungssystem haben oder implementieren wollen, könnten Sie zunächst nur einzelne Bausteine konzipieren.

Beginnen Sie mit einer Personalbedarfsplanung für einzelne Mitarbeitergruppen, insbesondere für Führungs- und Führungsnachwuchskräfte. Schritt für Schritt können Sie dann andere Teilfunktionen erweitern und Ihr eigenes Planungssystem aufbauen.

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