Was Sie über Reisekosten wissen sollten - Fahrtkosten

Als Unternehmer können Sie Reisekosten für eine Geschäftsreise steuerlich geltend machen. Welche Kosten das sind und was Sie dabei beachten müssen, erläutern wir an anschaulichen Beispielen in diesem Artikel. Kalendereintrag für eine Dienstreise

Was sind Reisekosten?
Reisekosten sind alle Aufwendungen, die Ihnen unmittelbar durch eine Geschäftsreise entstehen:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Übernachtungskosten
• Sonstige Nebenkosten

Definition einer Geschäftsreise
Von einer Geschäftsreise spricht man, wenn Sie sich aus betrieblichen Gründen von Ihrer regelmäßigen Betriebsstätte und Ihrer Wohnung entfernen. Die zurückgelegte Entfernung ist dabei unerheblich. Alle Kosten, die auf der Geschäftsreise entstehen, sind für Sie als Unternehmer Betriebsausgaben.

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Reisekosten steuerlich absetzen -“ aber wie?
Am Gründerstammtisch tauschen sich unsere 4 Jungunternehmer über die neuesten Ereignisse aus. Matthias, Besitzer einer kleinen Boutique mit schicker Oberbekleidung, kommt gerade von einer Geschäftsreise zurück und berichtet: "3 Tage Modemesse -“ Freunde, ich kann euch sagen, das war interessant, aber auch anstrengend. Wie ist es jetzt eigentlich mit den Kosten, die für die Reise entstanden sind? Wer von euch weiß, was genau ich steuerlich absetzen kann?"

Quittungen immer aufbewahren
Peter kann mit seinem Wissen aus dem Existenzgründer-Seminar weiterhelfen: "Wichtig ist erst mal, dass du die Geschäftsreise dem Finanzamt gegenüber durch geeignete Unterlagen nachweisen kannst. Das sind z. B. ein Fahrtenbuch, Tankquittungen, Mietwagenrechnungen, Flug- oder Bahntickets, Hotelrechnungen, Schriftverkehr, usw. Du unterliegst einer sog. Aufzeichnungspflicht. Der Anlass für die Reise, die Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und der Reiseweg müssen dafür aufgezeichnet werden. Bist du mit dem Auto zur Messe gefahren?-œ

"Nein", antwortet Matthias. "Ich bin mit dem Zug gefahren. Das Bahnticket habe ich aufbewahrt!" "Das ist gut. Die tatsächlich nachgewiesenen Kosten für andere Verkehrsmittel als den PKW kannst du in voller Höhe steuerlich geltend machen. Also Bahnfahrkarten, Flugtickets oder Taxiquittungen immer aufbewahren!"

Geschäftsreise mit dem Auto
"Ja, das leuchtet mir ein. Was kann ich denn beim Finanzamt angeben, wenn ich das nächste Mal mit dem Auto fahre", will Matthias wissen. Peter hat die Antwort: "Benutzt du einen Firmenwagen, werden alle tatsächlichen Kosten in deinen Betriebsausgaben gebucht. Bei Benutzung eines Privatwagens kannst du eine Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 € je geschäftlich gefahrenen Auto-Kilometer steuerlich geltend machen. Alternativ besteht die Möglichkeit, alle Belege der unterwegs entstandenen Kosten zu sammeln und anhand eines Einzelnachweises abzusetzen“, vervollständigt Peter seine Erläuterungen.

Matthias kann es sich nun durchaus vorstellen, die nächste Geschäftsreise mit dem Auto anzutreten. "Das mit den Fahrtkosten hätten wir jetzt geklärt – aber was mache ich mit den gesammelten Belegen für Kaffee, Brötchen und andere Verpflegung?"

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