Das gilt auch für Zuschüsse zu den Aufwendungen der Mitarbeiter für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder für Fahrten zu einer bis zu 30 km von der Wohnung entfernten Einsatzstelle mit einem Kraftfahrzeug oder mit einem Taxi.
Als Arbeitgeber haben Sie aber die Möglichkeit, die lohnsteuerpflichtigen Fahrtkostenzuschüsse mit dem Steuersatz von 15% pauschal zu versteuern. So ist es in § 40 Abs. 2 Sätze 2 und 3 EStG geregelt. Dabei ist die Pauschalbesteuerung mit 15% auf die Entfernungspauschale von 0,30 Euro je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte begrenzt. Voraussetzung für die Pauschalierung (und damit für die Nicht-Anrechnung auf die 400-Euro-Grenze) ist, dass Sie als Arbeitgeber die Fahrtkostenzuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leisten.
Aber:
Wie müssen Sie die Rückerstattung von Fahrtkosten behandeln?
Genau mit dieser Frage hat sich die Oberfinanzdirektion Koblenz beschäftigt. Zum Hintergrund: In den Fällen, in denen Ihre Teilzeitkräfte und Aushilfen für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte öffentliche Verkehrsmittel benutzen, kommt es gelegentlich zur Rückgabe von Fahrausweisen und zur (teilweisen) Rückerstattung von bereits gezahlten Fahrpreisen. Die Oberfinanzdirektion orientiert sich bei der Beantwortung der Frage an der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs. Sie behandelt Rückflüsse von Werbungskosten nicht als "negative Werbungskosten", sondern als Einnahmen (BFH-Urteil vom 14.10.1999 – IX R 69/98, BStBl 2000 II S. 197).
Diese Regelung gilt für Rückerstattungen
Erfolgt die Rückerstattung des Fahrpreises in einem anderen Kalenderjahr als die Zahlung des Kaufpreises, ist dieser Rückfluss steuerlich als Arbeitslohn zu behandeln. Die Begründung: Mit der Rückerstattung eines Teils des bereits gezahlten Fahrpreises werden Werbungskosten des Arbeitnehmers rückgängig gemacht. Dadurch kann natürlich im Extremfall die 400-Euro-Grenze überschritten werden. Dies ist aber dann kein Problem, wenn sich die Überschreitungen insgesamt im Kalenderjahr in Grenzen halten.
Es gilt folgender Grundsatz:
Tipp: Kommt es zu einer unvorhersehbaren Überschreitung der 400-Euro-Grenze, führt dies nicht unbedingt sofort zur Versicherungspflicht, da dieser Grenzwert bis zu 2-mal im Jahr übertreten werden darf – solange es sich um unvorhersehbare Vorfälle handelt.