Reisen, bei denen Ihre Mitarbeiter das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden, führten in der Vergangenheit immer wieder zu steuerlichen Auseinandersetzungen. Denn die Finanzämter werteten die von Ihnen übernommenen Reisekosten in vollem Umfang als steuerpflichtigen Arbeitslohn, sofern die Trennung dienstlich/privat nicht eindeutig möglich war. Damit ist nun Schluss.
Der Bundesfinanzhof hat in einer Aufsehen erregenden Entscheidung seine bisherige Rechtsprechung gekippt und festgestellt: Bei gemischt veranlassten Reisen dürfen Sie die Kosten für dienstliche bzw. private und Freizeitelemente aufteilen – gegebenenfalls auch durch Schätzung. Nur die durch private und Freizeitaktivitäten veranlassten Kosten müssen Sie als Arbeitslohn der Lohnsteuer unterwerfen (BFH-Veröffentlichung vom 19.10.2005, VI R 32/03).
So teilen Sie die Kosten auf
Stellen Sie zunächst fest, welche Kostenbestandteile der Reise eindeutig dienstlich veranlasst sind und welche privat. Die danach verbleibenden Kosten (z.B. Beförderung, Unterbringung, Verpflegung) teilen Sie durch sachgerechte Schätzung auf. Als Aufteilungsmaßstab ist dabei in der Regel das Verhältnis der Zeitanteile heranzuziehen, in dem betriebliche und private Reisebestandteile zueinander stehen.
Beispiel: Im verhandelten Fall hatte ein Unternehmen die Jahrestagung seines Außendienstes in Portugal veranstaltet. Neben dem An- und Abreisetag gab es 3 Veranstaltungstage, an denen die Vormittage betrieblich genutzt wurden (Vorträge, Betriebsversammlung, Gruppenarbeit). Nachmittags wurden Freizeitaktivitäten (z.B. Ausflüge) geboten.
Eindeutig betrieblich veranlasst und damit lohnsteuerfrei waren die Kosten der Tagungsräume. Eindeutig als Arbeitslohn lohnsteuerpflichtig waren die Kosten des Freizeitprogramms. Die verbleibenden Kosten (Flug, Transfer, Hotel, Verpflegung, Organisation) wurden im Verhältnis 50 : 50 aufgeteilt.
Vorsicht bei den Verpflegungskosten
Verpflegungskosten können Sie Ihrem Mitarbeiter nur im Rahmen der Pauschalen steuerfrei erstatten. Aber auch die Verpflegungspauschale müssen Sie bei gemischt veranlassten Reisen aufteilen. Für den verhandelten Fall bedeutete das, dass die vom Arbeitgeber übernommenen Verpflegungskosten steuerpflichtiger Arbeitslohn waren, soweit sie 50% der Pauschale überstiegen.
Tipp: Die Entscheidung wurde vom Bundesfinanzministerium noch nicht veröffentlicht. Damit ist jedoch zu rechnen. Verfahren Sie also bei gemischt veranlassten Reisen ab sofort wie oben dargestellt. Einen Vermerk dazu mit Hinweis auf obiges Urteil sollten Sie allerdings zu Ihren Lohnunterlagen nehmen.
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