Fahrtkostenerstattung bei Dienstreisen

Welche Fahrten als Dienstreisen gelten und welche dem privaten Bereich zuzuordnen sind, müssen Sie genau auseinanderhalten, bevor Sie einem Mitarbeiter die Fahrtkosten erstatten. Mittlerweile müssen Sie wenigstens keine Unterscheidung mehr zwischen Dienstreisen, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit treffen.

Seit dem 01.01.2008 fallen diese drei Bereiche der Dienstreisen unter "Auswärtstätigkeit" zusammen. Seither ist für die steuerfreie pauschale Fahrtkostenerstattung nur noch Voraussetzung, dass der Mitarbeiter vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig ist. Auch die Eingrenzung der Fahrtkostenerstattung auf drei Monate ist weggefallen.

Diese Fahrten werden steuerrechtlich als Dienstreisen behandelt:

  • Fahrten zwischen auswärtigem Dienstort und der Wohnung des Mitarbeiters
  • Fahrten zwischen Einsatzort und Unterkunft bei Übernachtungen während des auswärtigen Einsatzes
  • Familienheimfahrten während mehrtägigen Dienstreisen. Auch bei kürzeren Reisen können Sie daher die Zwischenheimfahrten steuerfrei erstatten (Urteil des Bundesfinanfhofs (BFH) vom 15.11.1991, Az. VI R 144/89, nachzulesen im Betriebs-Berater (BB) 1992, S. 1050f.)

Wenn Ihr Mitarbeiter mit dem Dienstwagen unterwegs ist, entstehen keine weiteren Kosten. Benutzt er hingegen sein privates Fahrzeug, können Sie 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer steuerfrei ersetzen. Dieser Pauschalbetrag deckt alle üblichen Unterhaltungskosten des Autos ab, wie Abschreibungen, Versicherung oder Benzin. Nimmt der Mitarbeiter einen Kollegen mit, können Sie ihm zusätzlich einen Pauschalbetrag von 0,02 Euro pro gefahrenem Kilometer und Kollegen erstatten.