In seinem Schreiben vom 5. März 2010 (IV D 2 – S 7210/07/10003/IV C 5 – S 2353/09/10008 – (2010/0166200) – Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes für Beherbergungsleistungen (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG) ab dem 1.1.2010 – hat das Bundesfinanzministerium lohnsteuerliche Folgen insbesondere zur Berücksichtigung der Kosten des Frühstücks bei Dienstreisen erörtert.
Kosten für das Frühstück: Pauschbetrag oder Sachbezugswert
Nach dem BMF-Schreiben vom 5. März 2010 bestehen für die lohnsteuerliche Abrechnung von Frühstückskosten rückwirkend ab 1. Januar 2010 folgende Möglichkeiten:
- Ansatz des Pauschbetrags von 4,80 Euro: Der Pauschbetrag in Höhe von 4,80 Euro kann weiterhin angewendet werden, wenn das Frühstück Bestandteil eines sogenannten Business-Packages bzw. einer Servicepauschale ist.
- Ansatz des Sachbezugswerts von 1,57 Euro: Ist die Dienstreise vom Arbeitgeber veranlasst, kann das das Frühstück unabhängig von der Höhe des Preises mit dem Sachbezugswert angesetzt werden. Im Jahr 2010 beträgt der Sachbezugswert für das Frühstück 1,57 Euro.
Kosten für das Frühstück: Dienstreise auf Veranlassung des Arbeitgebers
Die formalen Anforderungen an eine Mahlzeitengestellung auf Veranlassung des Arbeitgebers waren bisher sehr hoch. So musste sich der Arbeitgeber nach den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) vor Beginn der Auswärtstätigkeit seines Arbeitnehmers direkt mit dem Unternehmen schriftlich in Verbindung setzen, das dem Arbeitnehmer die Mahlzeiten zur Verfügung stellen soll (R 8.1 Abs. 2 Nr. 2 LStR). Damit musste der Arbeitgeber quasi die "Übernachtung mit Frühstück" für den Arbeitnehmer schriftlich buchen. Diese strengen formalen Voraussetzungen sind nunmehr durch das BMF-Schreiben gelockert worden.
Durch das BMF-Schreiben wurden die Voraussetzungen, unter denen von einer Veranlassung des Unternehmens als Arbeitgeber auszugehen ist, deutlich entschärft. Von einer Veranlassung des Arbeitgebers ist auszugehen, wenn folgende Voraussetzungen zusammen erfüllt sind:
- Der Mitarbeiter unternimmt die Geschäftsreise im Interesse des Unternehmens.
- Der Mitarbeiter übernachtet aufgrund dieser Geschäftsreise in einem Hotel oder in einer Pension und nimmt am nächsten Morgen ein Frühstück ein.
- Das Unternehmen übernimmt für die Übernachtung mit Frühstück die Kosten und die Rechnung ist auf das Unternehmen ausgestellt.
- Die Übernachtung mit Frühstück wurde durch das Unternehmen, etwa durch das unternehmenseigene Travelmanagement, gebucht. Eine entsprechende Buchungsbetätigung für die Übernachtung mit Frühstück des Hotels bzw. der Pension liegt vor.
Mitarbeiter buchen Dienstreise und Frühstück selbst
In vielen Unternehmen, insbesondere kleinen und mittleren Betrieben, wird kein zentrales Travelmanagement vorhanden sein, sodass die verantwortlichen Mitarbeiter ihre Geschäftsreisen häufig selbst buchen. Aber auch deren Übernachtungen mit Frühstück erkennt das Finanzamt an, wenn die betreffenden Mitarbeiter befugt sind, die Buchungen selbst vorzunehmen. In folgenden Fällen geht das Finanzamt zukünftig davon aus, dass eine entsprechende Befugnis vorliegt:
- Der Betrieb hat im Arbeitsvertrag, in einer Dienstanweisung oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt, dass seinen Mitarbeitern auf Geschäftsreisen bei Übernachtungen ein Frühstück zusteht.
- Die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Mitarbeiter erfolgt im Rahmen festgelegter oder vom Unternehmen regelmäßig akzeptierter Übernachtungsmöglichkeiten (z.B. Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen).
Behandlung des Frühstücks in Sonderfällen
Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, wird das Finanzamt die Anwendung des Sachbezugs von 1,57 Euro für das Frühstück nur dann zuzulassen, wenn eine planmäßige Buchung einer Übernachtung mit Frühstück ausnahmsweise nicht möglich war, weil
- ein Mitarbeiter zu einem spontanen Einsatz gerufen wird oder
- der auswärtiger Arbeitseinsatz länger als vorhersehbar dauert oder
- das gelistete Hotel am Reiseziel belegt ist.
Übergangsvorschriften zum Frühstück auf Dienstreisen
Nach dem BMF-Schreiben wird von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die vorgenannten Voraussetzungen für die Behandlung des Frühstücks bei Dienstreisen bis zu drei Monate nach Veröffentlichung dieses Schreibens nicht insgesamt gegeben sind.