Während Forderungen, Schulden und Bargeld verhältnismäßig schnell bzw. teilweise auch mit Hilfe von Software ermittelt werden kann, muss das Inventar händisch gezählt werden. Trotz digitaler Erfassung kann es hier zu Unregelmäßigkeiten kommen, wenn etwa der eingetragene vorhandene Bestand nicht dem tatsächlichen Bestand entspricht: Dies nennt sich Schwund.
Informieren Sie Ihre Kunden
Bevor Sie mit der Inventur zum Jahresende starten können, ist einiges an Planung notwendig. Dazu gehört die Fixierung von Terminen, denn Sie sollten rechtzeitig Ihre Kunden informieren, dass an diesem Tag geschlossen ist. Vielfach wird die Inventur pünktlich zum Jahresende durchgeführt, daneben gibt es aber auch noch die Möglichkeit etwa einer permanenten oder die verlegten Inventur, welche den organisatorischen Aufwand der Stichtagsinventur deutlich mindern.
Steht ein Termin fest, wird vielfach vergessen, die Kunden rechtzeitig zu informieren, was oft zu Unmut führt. Rund zwei bis drei Wochen vor dem Termin der großen Inventur sollten Sie Ihre Kunden darauf aufmerksam machen, dass am Tag der Inventur geschlossen ist. Als kleine Entschädigung können Sie, falls Sie etwa mit Kundenkarten arbeiten, jedem Stammkunden einen Gutschein schicken, der eingelöst werden kann, sobald wieder regulärer Betrieb herrscht.
Nicht nur Kunden müssen informiert werden, sondern auch im Dienstplan der Mitarbeiter muss dieser Tag eingetragen werden und gegebenenfalls zusätzliche Hilfskräfte für die Inventur gesucht werden.
Bereiten Sie die Bereiche vor
Damit die Inventur am Jahresende reibungslos verläuft, müssen alle Bereiche vorbereitet werden. Dazu müssen sämtliche Lager- und Verkaufsflächen ordentlich aufgeräumt werden. Gleiche bzw. ähnliche Artikel werden gruppiert und es können dabei auch beschädigte oder defekte Waren sowie Vorräte kurz vor dem Ablaufdatum gesondert gesammelt werden.
Im Rahmen der Vorbereitung der einzelnen Bereiche für die Inventur, kann auch gleich die Kennzeichnung der Artikel überprüft werden. Schlussendlich sollten auch die geeigneten Aufnahmeverfahren wie zählen, schätzen, wiegen oder messen fixiert werden. Dies ist besonders wichtig, wenn Mitarbeiter mit der Aufnahme des gleichen Artikels betraut werden, da es nicht zu falschen Aufnahmezahlen kommt.
Stellen Sie Hilfsmittel bereit
Für die Inventur müssen Sie zahlreiche Hilfsmittel zur Verfügung stellen. Dazu gehören in erster Linie vorgedruckte Aufnahmeformulare und natürlich Schreibmittel. Hilfreich sind auch Anweisungen zum Ausfüllen, die den Formularen gleich beigelegt werden. Zusätzlich können Sie Anweisungen zum Ablauf der Inventur verteilen, was sich bei sehr großen Geschäftsflächen anbietet, denn dadurch verhindern Sie, dass Arbeiten doppelt durchgeführt werden.
Unverzichtbar ist auch ein Protokoll zum Ablauf der Inventur, das Ihnen auch dazu dienen kann, künftig den Prozess der Inventur Jahresende zu verbessern. Natürlich müssen Sie auch Hilfsmittel wie Taschenrechner, Notizzettel, Wagen, etc. zur Verfügung stellen, damit die Bestände korrekt gezählt werden können.