Die richtige Kassenführung im Unternehmen

Jeder Unternehmer bezahlt das eine oder andere in bar und in manchen Unternehmen werden auch Bar-Umsätze getätigt - das bedeutet, Sie verkaufen Ihre Ware oder Dienstleistung und bekommen dafür Bargeld. Aber, führen Sie auch wirklich eine Kasse oder handelt es sich dabei um die sogenannte Hosentaschen-Kasse? Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Kassenführung unbedingt achten sollten.

Peter besucht auf seiner Shopping-Tour den Boutique-Besitzer und Jungunternehmer Matthias in seinem Geschäft. Matthias nimmt Peter zur Seite: "Peter, gut, dass Sie kommen! Ich brauche mal Ihren Rat als Buchführungs-Auskenner: Ich muss ein Kassenbuch führen. Sie können mir doch sicher sagen, worauf ich dabei achten muss?!"

 

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Gesetzliche Grundlagen zur Kassenführung
Peter kann: "Es gibt gesetzliche Grundlagen zur Kassenführung: Sie müssen ein Kassenbuch führen, wenn Sie Ihre Umsätze ausschließlich oder überwiegend in bar abwickeln. Und zwar so, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit möglich ist, sich einen Überblick über die Umsätze des Unternehmens und die abziehbare Vorsteuer zu verschaffen.

Der Prüfer vom Finanzamt ist z.B. so ein "sachverständiger Dritter"! Der Einnahmen-/Überschuss-Rechner braucht im Gegensatz zu einem bilanzierungspflichtigen Unternehmen lediglich Aufzeichnungen über die Umsätze zu führen, d.h. es genügt eine geordnete Ablage von Belegen." "Für mich gilt also die Kassenbuchführung", folgert Matthias.

 

7 Grundregeln für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

"So ist es", bestätigt Peter. "Für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung gibt es 7 Grundregeln, die Sie beachten müssen:

1. Alle Zahlungsein- und -ausgänge müssen einzeln in ihrer zeitlichen Reihenfolge zeitnah eingetragen werden, also täglich!
2. Es dürfen keine unleserlichen Eintragungen gemacht werden, d.h. Sie müssen mit klarer Schrift schreiben.
3. Veränderungen müssen nachvollziehbar sein und dokumentiert werden, also wenn Sie sich bei einer Eintragung einmal versehen, das Ganze mit einem sauberen Strich durchstreichen und mit Ihrem Namenskürzel versehen.
4. Die Eintragungen müssen 10 Jahre lesbar sein – das gehört zu den Aufbewahrungsvorschriften für die Buchführung!
5. Für jede Buchung ein Beleg! Das ist auch ein Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung. Sollten Sie einmal zu einem Vorgang keinen Beleg haben, können Sie sich einen Eigenbeleg erstellen.
6. Bei Nutzung einer elektronischen Registrierkasse müssen Sie die Tagesendsummenbons mit laufender Nummer zwingend aufbewahren.
7. Zum Schluss, ganz wichtig: Ihre Kasse darf niemals einen Minusbestand haben!

Wenn Sie also in Ihrer Buchführung das Konto "Kasse" nennen, geht das Finanzamt von einer körperlichen Kasse aus und Sie müssen bei einer Prüfung das Kassenbuch vorlegen können."

"Da habe ich ja Einiges zu beachten! Was hat es denn nun mit der „Hosentaschen-Kasse“ auf sich?" will Matthias noch wissen.

Die Hosentaschen-Kasse
Peter kennt sich auch hier aus: "Ein Unternehmer, der gar keine Bar-Einnahmen hat, bei dem die 'Kasse' sozusagen aus den Belegen besteht, die immer mal bar 'aus der Hosentasche' bezahlt werden, spricht man von 'bar verauslagten Betriebsausgaben'. Ein Unternehmer holt z.B. schnell aus dem Supermarkt Kaffee, Wasser und einen neuen Locher für's Büro.

Die entsprechenden Belege sollten sortiert, chronologisch abgelegt und als bar verauslagte Betriebsausgaben gebucht werden. Einfacher gesagt: jeder dieser Käufe ist eine einzelne Privateinlage. Hat der Unternehmer z.B. 10,00 Euro für den Locher ausgegeben, dann hat er 10,00 Euro privat verauslagt, in den Betrieb eingelegt und dafür eine Betriebsausgabe getätigt."

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