Grundsätzlich gilt natürlich, dass die entstandenen Nebenkosten bei Geschäftsreisen beruflich veranlasst sind. Diese sind dann auch absetzbar und können steuerfrei erstattet werden. Weiterhin gilt, dass diese durch Fremdbelege – z. B. Quittungen – nachgewiesen werden müssen. In Einzelfällen reicht auch ein Eigenbeleg des betreffenden Mitarbeiters aus. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn dieser eine berufliche Taxifahrt unternimmt, aber dann die Quittung verlegt. Hier kann der Mitarbeiter einen Eigenbeleg mit Datum der Taxifahrt, Start und Ziel, Anlass und gezahltem Betrag einreichen.
Folgende Nebenkosten bei Geschäftsreisen können Sie absetzen:
- Mietwagengebühren: Hierbei ist zu beachten, dass aber nur die Fahrten zu berechnen sind, die aus beruflichen Gründen angefallen sind. Wenn Sie das Fahrzeug auch privat nutzen, müssen entstandene Benzinkosten herausgerechnet werden.
- Straßennutzungsgebühren (Maut) und Parkgebühren
- Beförderung und Aufbewahrung von Gepäckstücken
- Schriftverkehr und Ferngespräche, die beruflichen Ursprungs sind.
- Schadensersatzleistungen infolge eines Verkehrsunfalls: Dieser Punkt ist oft umstritten. Es gilt jedoch, dass grundsätzlich auf einer Dienstfahrt entstandene Schäden am Wagen des Mitarbeiters ersetzt werden müssen.
Es gibt aber auch Nebenkosten bei Geschäftsreisen, die nicht steuerfrei erstattet werden und somit nicht absetzbar sind. Dazu zählen:
- Anschaffungen, die zwar anlässlich der Geschäftsreise getätigt wurden, aber grundsätzlich keinen Bezug zum ausgeübten Beruf haben: beispielsweise Koffer, wärmere Kleidung usw.
- Bußgelder, die Sie während der Dienstfahrt erhalten haben: beispielsweise durch eine fehlende Vignette im Ausland.
- Allgemeine Lebensführungskosten: Hierzu kann die morgendliche Zeitung gehören, aber auch eine Stadtführung. Es sind Kosten, die nicht durch die Arbeit entstanden sind, sondern privat.