Mit der zeitnahen Betriebsprüfung will die Finanzverwaltung von der bislang üblichen Praxis einer Prüfung im Drei-Jahresrhythmus abgehen und einen Ein-Jahresrhythmus anstreben. Darüber hinaus wird mit der zeitnahen Betriebsprüfung angestrebt, die Prüfungszeiträume an aktuellere Veranlagungszeiträume heranzuführen. Außerdem ist es das erklärte Ziel, die Prüfungsdauer zu verkürzen.
Vorteile der zeitnahen Betriebsprüfung
Die zeitnahe Betriebsprüfung ist durchaus mit einigen Vorteilen verbunden. So sollen Unternehmen durch die zeitnahe Betriebsprüfung frühzeitig Informationen über mögliche Nachzahlungspflichten bekommen. Damit würde man der Gefahr, dass in schlechten Jahren Steuern für frühere ertragsreiche Jahre fällig werden, entgegenwirken.
Ganz wichtiger Vorteil: Durch eine zeitnahe Betriebsprüfung lassen sich hohe (steuerlich nicht abzugsfähige) Nachzahlungszinsen (§ 233 a AO) vermeiden, da Prüfungszeitraum und tatsächlicher Prüfungstermin enger beieinanderliegen.
Bei der zeitnahen Betriebsprüfung werden aktuellere Zeiträume geprüft
Darüber hinaus ist die Aufarbeitung aktueller Zeiträume im Allgemeinen sehr viel leichter und problemloser, da die entsprechenden Sachverhalte noch in Erinnerung sind. Anfragen der Betriebsprüfung können mit weniger Aufwand erledigt werden. Damit wird die Gefahr, dass das Finanzamt ein Verzögerungsgeld verhängen muss, ebenfalls abgemildert.
Ein weiterer Vorteil der zeitnahen Betriebsprüfung ist darin zu sehen, dass die durch Personalwechsel entstehenden Probleme bei einer zeitnahen Betriebsprüfung tendenziell geringer sein werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter, die prüfungsrelevante Sachverhalte bearbeitet haben, zum Prüfungstermin noch zur Verfügung stehen, ist bei einer zeitnahen Betriebsprüfung sehr viel größer.
Zeitnahe und digitale Betriebsprüfung
Insbesondere im Zusammenhang mit der digitalen Betriebsprüfung sind Unternehmen bei traditionellen Betriebsprüfungen in der Regel gezwungen, technisch überholte Systeme für Zwecke der Betriebsprüfung vorzuhalten. Dieser Gesichtspunkt ist zu vernachlässigen, wenn Betriebsprüfungen zeitnah vorgenommen werden. Auch dieser Vorteil spricht für die zeitnahe Betriebsprüfung.
So bereiten Sie sich auf eine zeitnahe Betriebsprüfung vor
Für die Dauer der zeitnahen Betriebsprüfung sollten Sie einen entscheidungsbefugten Mitarbeiter benennen, der sich um die Anfragen und Anforderungen der Betriebsprüfer kümmert. Diese Person ist dann im Rahmen der zeitnahen Betriebsprüfung dafür verantwortlich, aufkommende Fragen möglichst umgehend zu beantworten.
Zu Beginn der zeitnahen Betriebsprüfung sollte er den Betriebsprüfer insbesondere die folgenden Unterlagen übergeben: Steuererklärungen, Handelsbilanzen und Steuerbilanzen, Abschlussunterlagen aus dem Bereich Rechnungswesen, Anpassung an vorangegangene Betriebsprüfungen, Wirtschaftsprüfungsberichte und gesellschaftsrelevante Vertragsunterlagen.
Sofern das Unternehmen elektronische Informationsquellen (E-Bilanz) nutzt, sollte für die Betriebsprüfer zu Beginn der zeitnahen Prüfung ein entsprechender Zugang eingerichtet werden.
Elektronischer Datenzugriff bei zeitnaher Betriebsprüfung
Für die zeitnahe Betriebsprüfung ist ein uneingeschränkter elektronischer Datenzugriff nach den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) erforderlich.
Meine Empfehlung: Die genauen Modalitäten des Datenzugriffs sollten Sie vor Beginn der zeitnahen Betriebsprüfung mit den Betriebsprüfern absprechen.