Ein Geschäft ist nur dann ein gutes Geschäft, wenn der Kunde das, was er bei Ihnen erworben hat, auch bezahlt. Damit die Zahlungseingänge stimmen, empfiehlt sich die Einführung eines konsequenten Debitorenmanagements.
Debitorenmanagement Schritt 1: Kundendaten
Für die Auftragsabwicklung ist es unerheblich, ob es sich beim Kunden um einen Einzelunternehmer oder beispielsweise eine GmbH handelt. Zahlt der Kunde aber nicht, müssen unter Umständen gerichtliche Schritte eingeleitet werden. Hierfür ist unter anderem die korrekte Bezeichnung des säumigen Kunden erforderlich. Demnach beginnt ein professionelles Debitorenmanagement bereits mit dem Erfassen aller relevanten Kundendaten.
Debitorenmanagement Schritt 2: Prüfung der Bonität
Zu einem professionellen Debitorenmanagement gehört zwingend die
Prüfung der Kundenbonität. Mit einer entsprechenden Überprüfung können
Sie das Zahlungsverzögerungs- und Forderungsausfallrisiko von
potenziellen und/oder bereits vorhandenen Kunden einschätzen.
Zur Beschaffung der relevanten Informationen können Sie sich im Rahmen des Debitorenmanagements sowohl interner als auch externer Informationsquellen bedienen. Zu den internen Quellen gehören beispielsweise das eigene Rechnungswesen oder Erfahrungsberichte des Vertriebs und Außendiensts. Zu den externen Informationsquellen gehören zum Beispiel Auskunfteien, Inkassounternehmen oder Anfragen an die Hausbank.
Debitorenmanagement Schritt 3: Stellen der Rechnung
Nachdem Sie Ihre Leistung erbracht haben, sollten Sie möglichst zeitnah eine Rechnung ausstellen. Gerade diese Phase des Debitorenmanagements wird allerdings in vielen KMU vernachlässigt. Darin liegt sicher ein vom Unternehmen selbst verschuldeter und somit vermeidbarer Grund für die lange Dauer bis zum Zahlungseingang. Achten Sie auch darauf, dass die Rechnung alle erforderlichen Pflichtbestandteile enthält.
Bei umfangreichen Rechnungen mit einer Vielzahl von Einzelpositionen kann es sinnvoll sein, eine Aufsplittung in mehrere Teilrechnungen vorzunehmen. Sie vermeiden hierdurch, dass es schon aufgrund der langen Zeitdauer für die Rechnungsprüfung zu starken Zahlungsverzögerungen kommt. Die hierdurch entstehenden Mehrkosten werden durch den eingesparten Zinsaufwand in den meisten Fällen mehr als kompensiert.
Debitorenmanagement Schritt 4: Zahlungsabwicklung
Zahlungseingänge sollten Sie kontinuierlich überprüfen und auf dieser Informationsbasis auch regelmäßig die Risikobeurteilungen Ihrer Kunden anpassen. Auch in dieser Phase des Debitorenmanagements besteht bei vielen KMU noch Verbesserungsbedarf, da Zahlungseingänge oft nur sporadisch und in zu langen Zeitabständen kontrolliert werden. Leider wird ein solches Verhalten von vielen Schuldnern mit Zahlungsverschleppung bestraft.
Debitorenmanagement Schritt 5: Mahnen Sie zeitnah
In vielen KMU wird das Mahnen als schwierige Angelegenheit angesehen, da zwischen dem Wunsch nach einem zügigen Zahlungseingang und einer guten Geschäftsbeziehung ein Zielkonflikt gesehen wird. Vor allem bei größeren Kunden werden Forderungen daher oft nur unprofessionell bearbeitet.
In dieser Phase des Debitorenmanagements muss es aber darum gehen, zwar die Eigenheiten der jeweiligen Geschäftsbeziehung zu berücksichtigen, dennoch jeden zu späten Zahlungseingang konsequent anzumahnen. Gerade die Forderungen an größere Kunden machen häufig einen nicht unbeträchtlichen Anteil am gesamten Forderungsbestand aus. Bei einem kumulierten Auftreten von Zahlungsverzögerungen und Forderungsausfällen kann dies zu einer existenzbedrohlichen Lage führen.