Mit der E-Rechnung sollte der elektronische Rechnungsversand eigentlich einfacher werden. Doch auch hier gilt es, Fehler zu vermeiden, denn diese könnten den Vorsteuerabzug kosten.
E-Rechnungen: Fehler können den Vorsteuerabzug kosten
Rückwirkend seit dem 1. Juli 2011 können Sie E-Rechnungen ohne großen technischen Aufwand elektronisch versenden, beispielsweise per Mail-Anhang, Serverfax oder auch als Web-Download. Doch auch hier gilt es, Fehler zu vermeiden.
Zunächst einmal können Sie E-Rechnungen nur an solche Empfänger weiterleiten, die der elektronischen Übermittlung zugestimmt haben. Hier lassen sich Fehler noch korrigieren, da eine nicht akzeptierte Rechnung immer noch als Papier-Rechnung verschickt werden kann.
Bei E-Rechnungen kann es vor allem dann zu schwerwiegenden Fehlern kommen, wenn die "Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung" nicht gewährleistet sind. Dies bedeutet, dass
- der Absender identifizierbar sein muss (Echtheit und Authentizität),
- der Inhalt der Rechnung auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht verändert werden kann (Unversehrtheit und Integrität) und
- die E-Rechnung maschinell ausgewertet werden kann.
Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, kann ein Fehler schnell den Vorsteuerabzug kosten.
E-Rechnungen: Fehler bei der Archivierung
Auch bei der Archivierung von E-Rechnungen sollten Sie Fehler vermeiden. E-Rechnungen sind nach den Vorgaben der Finanzverwaltung zwingend elektronisch aufzubewahren. Eine Aufbewahrung der (ausgedruckten) E-Rechnung in Papierform reicht nicht aus.
Meine Empfehlung: E-Rechnungen lassen sich für die Dauer der Aufbewahrungsfrist relativ preiswert und sicher auf einmal beschreibbare CDs und DVDs archivieren.
E-Rechnungen: Fehler bei der Rechnungsprüfung
Wer bei E-Rechnungen Fehler vermeiden möchte, sollte in jedem Fall die Rechnungsprüfung so durchführen und dokumentieren, dass der gesamte Vorgang von einem Steuerprüfer nachvollzogen werden kann. Leider gibt es hierfür keine vorgeschriebene Form. Letztendlich müssen Sie den Prüfer bei Betriebsprüfungen überzeugen, dass E-Rechnungen tatsächlich kontrolliert werden.
Meine Empfehlung: Es macht auf den Prüfer sicher einen guten Eindruck, wenn Sie ihm eine Unterlage zur Verfügung stellen können, in dem der Prozess der Rechnungskontrolle kurz skizziert wird.