Die ABC-Analyse ist ein im Beschaffungscontrolling bewährtes Instrument. Sie dient im Beschaffungscontrolling vor allem dazu, das Augenmerk der Beschaffung auf die Objekte zu richten, denen eine hohe Bedeutung innerhalb der Unternehmung zukommt.
Die ABC-Analyse hilft dem Beschaffungscontrolling im Rahmen seiner Tätigkeit, zwischen wesentlichen und unwesentlichen Beschaffungsvorgängen zu differenzieren. Dabei kann die ABC-Analyse als ein Instrument zur Entscheidungsunterstützung und somit als Controllinginstrument gekennzeichnet werden.
Grundgedanke der ABC-Analyse ist es, die beschafften Materialien nach ihrer relativen Bedeutung einzustufen. Die Gruppierung in A-, B- oder C-Güter erfolgt dabei in der Regel nach dem Wert der jeweiligen Gütergruppe. Generell lässt sich die Vorgehensweise der ABC-Analyse in sechs Schritten darstellen:
- Für jede einzelne Materialposition wird der Verbrauchswert ermittelt, indem die jährliche Verbrauchsmenge pro Materialposition erfasst und mit dem durchschnittlichen Einkaufspreis je Mengeneinheit multipliziert wird.
- Die einzelnen Positionen der ABC-Analyse werden absteigend nach ihrem Verbrauchswert sortiert, die einzelnen Werte anschließend kumuliert.
- Der prozentuale Anteil jeder Position der ABC-Analyse am Gesamtwert wird errechnet, die Prozentzahlen werden ebenfalls kumuliert.
- Der prozentuale Anteil jeder Position an der Gesamtzahl der Positionen wird ermittelt und kumuliert. Es ist ferner möglich, den Mengen- oder Volumenanteil jeder Position als Bezugsgröße heranzuziehen.
- Wertgrenzen werden bei bestimmten Prozentanteilen am Gesamtwert gezogen.
- Der kumulierte prozentuale Anteil jeder Position an der Gesamtzahl der Positionen wird in einer Grafik dem kumulierten prozentualen Anteil jeder Position an dem Gesamtwert der Positionen als Lorenzkurve gegenübergestellt.
Tabellarische Darstellung der Ergebnisse einer ABC-Analyse
Die Ergebnisse der ABC-Analyse lassen sich in rechnerischer beziehungsweise tabellarischer und/oder grafischer Form darstellen. Die rechnerische Darstellung der Ergebnisse der ABC-Analyse wurde früher in Listenform erstellt, wobei Informationen hinsichtlich des Analysebereiches und -umfangs sowie des Analysezeitraumes ersichtlich sind. Heute werden die entsprechenden Daten der ABC-Analyse in der Regel in einer Tabellenkalkulation zur Verfügung gestellt.
Ein verkürztes Beispiel hierzu finden Sie in der Excel-Tabelle ABC-Analyse.
Grafische Darstellung der Ergebnisse einer ABC-Analyse
Die grafische Darstellung der Ergebnisse der ABC-Analyse erfolgt in Koordinatensystemen durch die Lorenzkurve. Hierbei wird auf der Abszisse der mengenmäßige Anteil der Materialpositionen und auf der Ordinate der kumulierte Wertanteil abgetragen.
Die Wertgrenzen in der ABC-Analyse
Je nach Zielsetzung der ABC-Analyse können die Wertgrenzen unterschiedlich definiert werden. Häufig ist eine Grenzziehung bei 80% und 95% der kumulierten Werte zu beobachten. In der Praxis wird als Ergebnis der ABC-Analyse regelmäßig festgestellt, dass ein geringer Teil der Materialpositionen einen hohen Anteil der beschafften Werte ausmacht.
Bezogen auf die beschafften Positionen stellen die A-Teile den höchsten Beschaffungswert dar. Nur einen geringen Wertanteil besitzen C-Teile, obwohl sie einen Großteil der beschafften Positionen stellen.
Für das Beschaffungscontrolling kann eine Klassifizierung nach A-, B- und C-Teile auch in Bezug auf eine Schwerpunktbildung von Bedeutung sein. Sie gibt einen Anhaltspunkt dafür, welchen Gütern, sprich den A-Teilen, besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll und welche Güter eher nachrangig zu beachten sind. Gerade im Hinblick auf mögliche Kostensenkungspotenziale sind A-Teile von besonderer Bedeutung für die Beschaffung. Dieses darf allerdings nicht dazu führen, dass C-Teile vollständig aus den Augen verloren werden, da dann die Gefahr eines Versorgungsengpasses besteht.