Die Daten:
Zwingend vorgeschrieben ist die Vorlage aller Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, also Daten, die in der Gewinn- und Verlust-Rechnung bzw. in der Bilanz auftauchen. Erfahrungsgemäß werden die Prüfer vor allem die entgeltliche Beschäftigungen von Familienangehörigen, Geringverdienerjobs, Ihr eigenes Gehalt, Reise- und Bewirtungskosten sowie Mitarbeiterzuwendungen unter die Lupe nehmen. Das wird sich durch die digitale Betriebsprüfung nicht ändern.
Tipp:
Achten Sie bei der Aufbereitung der Daten vor allem auf diese Punkte.Dagegen ist eine Reihe von Daten steuerlich nicht relevant. Diese müssen Sie dem Prüfer auch nicht vorlegen. Um zu gewährleisten, dass der Prüfer keinen Einblick in private und steuerlich nicht relevante Unterlagen wie interne Kalkulationen erhält, sollten Sie diese dringend von den relevanten Unterlagen trennen. Im Klartext: Solche Daten sollten nicht im betrieblichen Computer zu finden sein.
Tipp:
Mit Hilfe von Passwörtern lassen sich für den Prüfer irrelevante Daten schützen. Daneben erhalten diverse Softwareprogramme eine so genannte Betriebsprüferfunktion. Sie grenzt die steuerlich relevanten Daten für die digitale Betriebsprüfung automatisch von den anderen ab.
Die technischen Voraussetzungen für die digitale Betriebsprüfung schaffen
Bestimmte Unternehmensdaten müssen nicht nur elektronisch archiviert, sondern in konkret vorgeschriebener Form abrufbar und auswertbar sein. Daher werden Sie möglicherweise zusätzliche Software beschaffen müssen.
Tipp:
Mittlerweile ist eine Fülle von Software auf dem Markt. Welche Software für Ihren Betrieb geeignet ist, muss individuell entschieden werden. Daher sollten Sie sich mit Ihrem Steuerberater darüber eingehend beraten.
Der Test:
Sind die Vorbereitungen für die digitale Betriebsprüfung abgeschlossen, ist ein Testlauf empfehlenswert. Sowohl die offizielle von den Finanzbehörden verwendete Prüfungssoftware IDEA als auch die Erweiterungssoftware AIS Tax Audit der Stuttgarter Softwarefirma Audicon simulieren die digitale Betriebsprüfung.
Der Vorteil:
Sie erhalten als Ergebnis einen Prüfbericht zur Auswertung. Auf diese Weise sehen Sie deutlich, wo noch Schwachstellen sind. Daraus ergibt sich ein Zusatznutzen: Sie sehen, wo grundsätzlich Optimierungsbedarf im Unternehmen besteht.