Tipps für Ihre elektronischen Steuerunterlagen

Diese Tipps helfen Ihnen, beim Archivieren von Steuerunterlagen teure Fehler zu vermeiden, wenn Sie das Papier hinterher entsorgen. Wie steuerlich relevante Daten archiviert und später zugänglich gemacht werden, steht in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU). Ein Nicht-Experte hätte an diesem Regelwerk wahrscheinlich wenig Freude. Hier sind die wichtigsten Informationen zusammengestellt.
Steuerlich relevante Office-Dokumente und E-Mails,
inklusive ihrer Anhänge, müssen während der kompletten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist elektronisch gespeichert werden. Eine Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend. Steuerlich relevant sind E-Mails immer dann, wenn es um Geld und geldwerte Leistungen geht.

Hausinterne Regeln

für die digitale Dokumentenablage, an die sich jeder Mitarbeiter mit Datenzugriff halten muss, können Ihnen Arbeit ersparen.
Prüfen Sie doppelt,
ob Sie Unterlagen – Papier oder elektronisch – noch brauchen, bevor Sie sie entsorgen. Fehlende Daten können zu einer (teuren) Steuerschätzung führen.
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
müssen Sie in jedem Fall im Original aufbewahren.
Jedes Wirtschaftsjahr
sollte auf einem einzelnen Datenträger gespeichert werden. Wenn das Finanzamt ein Jahr prüfen will, dann sollen sie auch genau das kriegen. Nicht auf Datenträger mit Steuerunterlagen gehören Auftragsbücher und Personaldaten, es sei denn, sie sind passwortgeschützt.
Doppelte Kopien
sollten Sie anlegen und an verschiedenen Orten aufbewahren – denn nur eine einzige nicht lesbare CD kann fatale Folgen haben.

Vorsicht, Datenverlust!
Überprüfen Sie vor der internen Weitergabe, Verschrottung oder dem Verkauf eines Computers, ob alle wichtigen Daten gesichert wurden.
Neue Betriebssysteme
müssen immer noch mit den alten Daten zurechtkommen – während der gesamten gesetzlichen Aufbeahrungsfrist der Steuerunterlagen sind Sie verpflichtet, die Funktionsbereitschaft des Altsystems zu gewährleisten. In anderen Worten: Wenn Sie auf ein neues Betriebssystem wechseln, motten Sie einen alten Rechner ein.

Einblick in die geschäftliche Korrespondenz
heißt auch Einblick in E-Mails. Achten Sie darauf, was für vertrauliche Informationen ins Archiv geraten könnten.

Mehr Informationen, Softwareempfehlungen und Erläuterungen finden Sie unter www.gdpdu-portal.com. Informationen über die Anwendung der Regelung finden Sie unter www.bundesfinanzministerium.de. Geben Sie im Suchfeld Datenzugriff (GDPdU) ein.