Kassen- und Buchführung richtig umsetzen

Fast jedes Unternehmen verfügt über eine Bargeldkasse. Dient die Kasse nicht nur als „Portokasse", kommt ihr eine ganz entscheidende Bedeutung zu. Ist die Kassenführung nicht korrekt, ist die gesamte Buchführung des Unternehmens nicht mehr ordnungsgemäß. Konsequenz: Das Finanzamt hat die Befugnis, Einnahmen hinzuzuschätzen.

Kassen- und Buchführung: Wer eine Kasse führen muss
Jedes Unternehmen, das einen Verkauf, und sei es nur ein interner Werksverkauf, anbietet, ist verpflichtet, eine Kasse zu führen. Nicht vorgeschrieben ist dagegen, ob Sie eine offene Ladenkasse oder eine hochmoderne PC-Kasse einsetzen. Ausnahme Gastronomie: Wenn Ihre Kunden das Geschäftsessen steuerlich geltend machen wollen, benötigen sie einen maschinell erstellten Beleg.

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Finanzverwaltung besteht auf täglichen Kassenbericht
Nachdem Sie Ihre Kasse ausgezählt und den Kassenbestand bei Geschäftsschluss auf dem Kassenbericht vermerkt haben, übertragen Sie den Betrag sofort in den Kassenbericht des nächsten Tages. Dort ist er als Kassenbestand des Vortags fixiert. Damit stellen Sie sicher, dass Ihnen keine Fehler unterlaufen.

Kassen- und Buchführung mit einer elektronischen Registrierkasse
Setzen Sie eine elektronische Registrierkasse ein, bewahren Sie die täglichen so genannten Kassenabschläge auf. Hierbei ist es besonders wichtig, darauf zu achten, dass der Kassenausdruck eine fortlaufende Nummerierung (so genannte Z-Nummer) enthält. Fehlt diese Nummer, weist sie Lücken auf oder ist sie gar mit dem Vortag identisch, ist Ihre gesamte Buchführung nicht ordnungsgemäß. Das Finanzamt ist jetzt befugt, Einnahmen hinzuzuschätzen.

Buchungstexte wegzulassen bringt nur Nachteile
In der Praxis treten immer häufiger Fälle auf, in denen die Buchungstexte weggelassen werden. Begründung: Die Betextung koste zu viel Zeit und damit Geld. Nach § 146 Abs. 1 Satz 1 haben die Buchungen richtig zu erfolgen. Hierzu gehören die richtige Übertragung vom Beleg, die richtige Kontierung des Geschäftsvorfalls und die richtige technische Durchführung entsprechend dem Buchungstext.

Buchführung ist nicht ordnungsgemäß
Streng genommen ist der Buchungsbeleg dadurch aber fehlerhaft und Ihre Buchführung unvollständig. Dieses kann sogar dazu führen, dass Ihre gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß verworfen wird. Daher der dringende Rat an Sie: Buchungstexte angeben!

Praxis-Tipp
Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten fällt ein fehlerhaft verbuchter Beleg viel schneller auf, wenn von Ihrer Buchhaltung ein Buchungstext angegeben worden ist. Denn ohne Text können Sie nicht feststellen, was sich hinter der Buchung verbirgt. Halten Sie sich an diesen Tipp, wird Ihnen sofort auffallen, wenn z.B. die „VW-Inspektionsrechnung" anstatt auf dem Konto laufende „Pkw-Kosten" auf dem Konto „Büromaterial" verbucht ist.

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